De unde începi digitalizarea afacerii, ca să nu faci totul deodată
Cine încearcă să digitalizeze totul într-o lună se oprește de obicei la jumătate. Cum alegi primul pas, după ce te costă cel mai mult acum, nu după ce sună mai modern.
Cea mai sigură cale de a renunța la digitalizare e să încerci să faci totul deodată: site nou, program de programări, evidența clienților, facturile, rapoartele. După trei săptămâni ai cinci lucruri pe jumătate și te întorci la caiet, fiindcă măcar caietul știi cum merge.
Digitalizarea merge mai bine pe bucăți. Întrebarea e cu care bucată începi.
Regula: unde se repetă cel mai des
Nu începi cu ce durează cel mai mult o dată. Începi cu ce se repetă cel mai des.
Un lucru care îți ia două minute, dar îl faci de patruzeci de ori pe săptămână, te costă mai mult decât unul care îți ia o oră, o dată pe lună. Și e de obicei mai ușor de rezolvat.
Exemple tipice:
- Telefonul care sună în timp ce lucrezi. Cine nu prinde pe nimeni sună la următorul.
- Aceeași întrebare, de zece ori pe zi. Cât costă, ce program aveți, unde sunteți.
- Reamintirea programărilor. Ori o faci de mână, ori nu o faci și rămâi cu ore goale.
- Documentele care lipsesc. Le ceri, uiți să le mai ceri, le ceri din nou.
Trei întrebări pentru primul pas
- Ce faci de mână de mai mult de zece ori pe săptămână?
- Unde pierzi clienți fără să afli? Un apel nepreluat, un mesaj citit și uitat, o ofertă la care nu te-ai mai întors.
- Ce știi doar tu? Dacă lipsești o săptămână, ce se oprește?
Răspunsul care apare la două dintre ele e, de obicei, primul pas.
Ce păstrezi
Digitalizarea nu înseamnă să arunci ce ai. Dacă ai deja un program de programări care merge, rămâne. Dacă ai un program de facturare cu care s-a obișnuit contabilul, rămâne. Se construiește doar ce lipsește și se leagă de ce există.
Asta face diferența între o digitalizare care ține și una pe care o abandonezi: oamenii tăi lucrează mai departe în ce cunosc deja.
Măsoară înainte și după
Fără o măsurătoare la început, după trei luni nu știi dacă s-a schimbat ceva. Două moduri simple:
- Scorul digital arată, în mai puțin de un minut, cum te găsesc și cum te contactează clienții, cu un scor din 100. Îl refaci peste trei luni și vezi diferența.
- Evaluarea digitalizării din interior pune întrebări scrise pentru domeniul tău, despre ce se întâmplă după ce clientul te contactează. Durează cinci-zece minute.
După primul pas
Primul pas pornit nu e sfârșitul. Te uiți cum merge câteva săptămâni, vezi ce s-a îmbunătățit și ce încă se pierde, iar al doilea pas iese de acolo.
Așa lucrăm și noi: digitalizăm o parte, urmărim cum merge și îmbunătățim pe baza a ce observăm. Apoi următoarea parte.