Preluarea unui client nou la contabilitate: ce pleacă singur

La preluarea unui client nou în contabilitate, partea care se repetă identic poate pleca singură din ziua în care clientul spune da: contractul de semnat, lista de acte necesare, pașii pentru împuternicirea în SPV și accesele de care ai nevoie. Clientul primește un pachet de bun venit, completează un formular și încarcă actele într-un singur loc, iar revenirile pleacă doar pentru ce lipsește. Prima discuție, în care afli cum lucrează firma lui, rămâne la tine.

Pe scurt

• Tot ce explici la fel fiecărui client nou se poate scrie o dată și trimite automat.
• Pachetul de bun venit are patru părți: contractul, formularul cu datele firmei, lista de acte și pașii pentru SPV.
• Împuternicirea pentru SPV are condiții fixe, iar felul în care o depui diferă de la o administrație fiscală la alta.
• Parolele nu se cer pe email sau pe WhatsApp.
• Prima discuție și verificarea dosarului rămân la tine.

Marți, 16:20. Un client nou a spus da la telefon. Deschizi un email gol și scrii, a câta oară anul ăsta, aceeași listă: certificatul de înregistrare, actul constitutiv, actul de identitate al administratorului, balanța de la contabilul de până acum, extrasele, contractele de muncă. Apoi un al doilea email despre împuternicire. Apoi un mesaj pe WhatsApp, fiindcă primul email a ajuns în spam.

Peste o săptămână ai jumătate din acte, în trei locuri, iar clientul te întreabă din nou ce mai trebuia.

Ce se repetă la fiecare client nou?

Aproape tot ce faci în prima săptămână. Firma diferă de fiecare dată, pașii rămân aceiași.

Pas	Azi	Cu pachetul de bun venit	Rămâne la tine
Contractul	Îl completezi de mână și îl trimiți pe email	Se completează din formular și pleacă la semnat	Clauzele speciale
Datele firmei	Le ceri în mesaje separate	Clientul le scrie o dată, în formular	Verificarea lor
Lista de acte	O scrii de la zero	Pleacă singură, după tipul firmei	Lista, făcută o dată
Împuternicirea pentru SPV	O explici la telefon	Modelul tău și pașii, în pachet	Depunerea și verificarea accesului
Accesele	Le ceri pe bucăți	O listă cu ce acces îți trebuie și cum îl dă	Ce accepți și în ce formă
Actele care lipsesc	Revii când îți amintești	Reveniri doar pentru ce lipsește	Decizia după a doua revenire
Prima discuție	O programezi prin mesaje	Un link cu orele tale libere	Discuția întreagă

Ce acte ceri pentru un contract de contabilitate?

Lista o știi. Merită scrisă o singură dată, pe tipuri de firmă, ca să nu depindă de ziua în care o scrii. Un punct de plecare:

• certificatul de înregistrare și actul constitutiv, cu ultimele modificări
• actul de identitate al administratorului
• un certificat constatator recent, dacă îl folosești la împuternicire
• balanța și registrele de la contabilul anterior, plus ultimele declarații depuse
• extrasele de cont de la data preluării
• contractele de muncă și accesul la registrul de salariați, dacă firma are angajați
• contractele cu clienții și furnizorii principali

Lista ta poate arăta altfel. Important e să fie aceeași pentru doi clienți de același fel și să plece automat, cu reveniri doar pentru ce lipsește. O persoană fizică autorizată primește altă listă decât un SRL plătitor de TVA, iar sistemul o alege după ce bifează clientul în formular.

Cum se face împuternicirea pentru SPV în 2026?

Aici o spunem cu sursa, ca s-o poți verifica. Conform procedurii aprobate prin Ordinul ANAF 1090/2022, art. 12, accesul în Spațiul Privat Virtual al unei firme prin împuternicit e posibil doar dacă sunt îndeplinite împreună trei condiții. Împuternicirea e generală, pentru toate operațiunile din SPV. Conține acordul pentru accesul la istoricul acțiunilor anterioare din SPV. Și termenii de utilizare ai SPV trebuie să fie acceptați. Împuternicitul se identifică cu propriul certificat calificat.

Codul de procedură fiscală, art. 18, cere ca actul de împuternicire să fie depus la organul fiscal în original sau în copie legalizată. Pentru expertul contabil, consultantul fiscal și avocatul, forma și conținutul împuternicirii sunt cele din legile profesiei (notă a AJFP Galați, publicată pe anaf.ro, verificat 14.10.2026).

Felul concret în care depui actul diferă de la o administrație la alta. Nota de la Galați, de exemplu, cere prezentarea împuternicirii în original, la ghișeu. Verifică la administrația județeană unde depui înainte să-i trimiți clientului pașii.

Pachetul de bun venit face partea care se repetă. Îi trimite clientului modelul de împuternicire pe care îl folosești tu, cu datele firmei completate din formular, și îi explică pe scurt ce semnează și de ce. Depui tu actul și tot tu verifici că accesul a fost aprobat.

Cum ceri accesele fără să primești parole pe WhatsApp?

La accese, preluarea devine riscantă. Un client grăbit îți trimite parola de la bancă într-un mesaj, ca să termine mai repede, iar parola rămâne apoi ani de zile în conversație.

Pachetul spune de la început ce acces îți trebuie și cum ți-l dă clientul fără să-ți spună parola: un utilizator separat, pe numele tău, acolo unde programul permite asta, de exemplu în programul de facturare sau la bancă, doar pentru vizualizarea extraselor. Mesajele de bun venit nu conțin date din actele clientului. Actele se încarcă direct în dosarul lui, care se stochează în Uniunea Europeană, iar datele rămân ale cabinetului tău.

Ce rămâne la tine?

Prima discuție. E momentul în care afli cum lucrează firma: cine emite facturile, cine are acces la bancă, ce s-a întâmplat la contabilul de dinainte, ce îl îngrijorează pe patron. Niciun formular nu scoate asta la suprafață, iar clientul te alege și pentru discuția asta.

Apoi verificarea. Sistemul îți spune că actul a sosit. Dacă e cel bun și dacă e complet, vezi tu.

Programul de contabilitate rămâne cel pe care îl ai. Pachetul de bun venit stă înaintea lui și se oprește când dosarul e complet. Din luna următoare, clientul intră în ritmul lunar, despre care am scris în articolul despre documentele lunare de la clienți.

Cât îți ia acum un client nou?

Ia ultimul client preluat și numără mesajele, emailurile și apelurile din prima lui lună, doar cele despre acte, contract și accese. Pune lângă fiecare câte minute a durat, adună și înmulțește cu numărul de clienți noi dintr-un an. Cifra care iese e timpul pe care îl dai, an de an, pe explicații pe care le-ai mai dat.

Ce nu rezolvă?

O contabilitate lăsată în urmă. Dacă firma vine cu evidența neținută de luni de zile, pachetul de bun venit n-o reface. Îți arată doar mai repede ce lipsește.

Preluările rare. Dacă iei un client nou de câteva ori pe an, un document cu lista și un model de email salvat îți ajung. Pachetul automat merită când preluările vin des sau când le fac mai mulți oameni din cabinet, fiecare în felul lui.

Încrederea. Un client care te-a ales pe recomandare vrea să te audă. Pachetul îl scutește de liste, iar pe tine te aude la prima discuție.

Pe pagina despre digitalizarea proceselor vezi cum se construiește un pas ca ăsta pe lângă programele pe care le ai, iar pe pagina pentru contabili, avocați și consultanți ce mai digitalizăm în cabinet. Pentru cabinete, prețurile pornesc de la 3.499 RON instalarea și 749 RON pe lună, finale. Dacă vrei să vedem cum ar arăta la tine, programează discuția gratuită.

Întrebări frecvente

Ce acte sunt necesare pentru un contract de contabilitate?

De obicei actele firmei, actul de identitate al administratorului, situația de la contabilul anterior și extrasele de la data preluării. Lista exactă o stabilește fiecare cabinet, după tipul firmei.

Cum primesc acces la SPV-ul unei firme?

Prin împuternicire generală pentru toate operațiunile din SPV, cu acordul pentru istoric, conform Ordinului ANAF 1090/2022. Te identifici cu certificatul tău calificat, iar modul de depunere îl verifici la administrația fiscală.

Clientul poate semna contractul de la distanță?

Da, cu semnătură electronică. Cea calificată produce aceleași efecte juridice ca semnătura olografă, potrivit Legii 214/2024.

Ce se întâmplă dacă nu trimite toate actele?

Revenirile pleacă singure, doar pentru ce lipsește. După a doua, decizia e a ta: suni sau mai aștepți.