Factura neplătită: cum îi amintești clientului fără să strici relația

Un mesaj de reamintire pentru o factură neplătită e mai ușor de trimis, și de primit, când pleacă la date știute dinainte: cu câteva zile înainte de scadență, în ziua scadenței, la 7 zile și la 14 zile după. Primele mesaje pornesc de la ideea că clientul a uitat, ultimul spune clar ce urmează. Dacă nici după reamintirea de la 14 zile nu răspunde, îl suni tu.

Pe scurt

• Spune scadența de la început, în ofertă, în contract și pe factură.
• Patru trepte: cu trei zile înainte, la scadență, la 7 zile și la 14 zile după.
• Tonul devine puțin mai ferm de la o treaptă la alta. Primul mesaj nu acuză pe nimeni.
• Dacă n-a răspuns nici după reamintirea de la 14 zile, suni tu.
• Mesajele se opresc în ziua în care intră plata.

Vineri, 19:00. Închizi luna și vezi în extras că lipsește plata de la un client cu care lucrezi de patru ani. Factura avea scadența acum trei săptămâni. Știi că n-o face cu rea-voință. Știi și că, dacă îi scrii, o să sune a reproș. Așa că amâni pentru luni. Luni amâni iar.

Discuția e incomodă, deci se amână, iar banii stau la client în loc să stea la tine. Rareori e vorba de un client rău. Mai des, factura a rămas îngropată în emailul lui, sub altele.

Fiecare săptămână de tăcere face mesajul mai greu de scris. La trei zile după scadență, „poate v-a scăpat” sună firesc. La patruzeci de zile, aceeași frază sună a reproș, fiindcă amândoi știți cât a trecut. Reamintirea la timp e și cea mai politicoasă.

Mai e și partea de bani. Adună acum facturile tale trecute de scadență. Cu suma aia își plătesc clienții tăi alte lucruri, iar salariile și taxele tale nu așteaptă după ea.

Când trimiți reamintirile?

Când	Tonul	Ce conține	Pe ce canal
Cu 3 zile înainte de scadență	Informativ	Suma, scadența, factura atașată, contul	Email
În ziua scadenței	Prietenos	„Astăzi e scadența”, factura din nou	Email sau WhatsApp
La 7 zile după scadență	Direct	Factura e restantă, întrebi dacă e o problemă cu ea	Canalul pe care vorbiți de obicei
La 14 zile după scadență	Ferm și politicos	Până când plătește și ce urmează	Email, apoi telefonul tău

Datele sunt un punct de plecare. Dacă lucrezi cu termene de 30 sau 60 de zile, păstrezi treptele și muți doar scadența.

Ce scrii la fiecare treaptă?

Patru modele, cu loc pentru datele tale. Numele sunt inventate.

Cu trei zile înainte:

Bună ziua, doamnă Marinescu. Vă reamintim că factura nr. [număr], de [sumă] lei, are scadența vineri, [data]. O găsiți atașată, iar contul e trecut pe ea. Mulțumim!

În ziua scadenței:

Bună ziua. Astăzi e scadența pentru factura nr. [număr], de [sumă] lei. Dacă ați plătit deja, vă mulțumim și puteți ignora mesajul.

La 7 zile după:

Bună ziua, doamnă Marinescu. Factura nr. [număr], cu scadența pe [data], apare încă neplătită la noi. Se poate să fi rămas între alte emailuri. Dacă e o problemă cu ea, spuneți-mi și o lămurim. Dacă nu, o puteți plăti în contul de pe factură.

La 14 zile după:

Bună ziua. Factura nr. [număr] e restantă de 14 zile. Vă rog să o achitați până pe [data] sau să-mi spuneți până atunci când puteți plăti. Dacă e nevoie, putem discuta o eșalonare. Vă sun mâine ca să lămurim.

Fraza „dacă ați plătit deja” merită pusă în fiecare mesaj de după scadență. Plățile se încrucișează des cu reamintirile, iar un client care a plătit ieri și primește azi un mesaj de restanță se simte acuzat degeaba.

Când suni personal?

• După reamintirea de la 14 zile, dacă n-a răspuns.
• Când clientul răspunde cu o problemă: o lucrare contestată, o factură greșită.
• Când e un client vechi și suma e mare pentru tine.
• Când a doua factură la rând întârzie. Atunci poate fi la mijloc altceva decât uitarea.

La telefon afli ce s-a întâmplat, lucru pe care un mesaj nu ți-l spune. Uneori afli că factura a ajuns la omul greșit. Alteori, că firma lui trece printr-o lună grea, iar o eșalonare cerută de el te ajută mai mult decât încă trei mesaje.

Ce nu faci?

• Nu scrii la 23:00 sau duminică. Un mesaj trimis la ore ciudate pare scris la nervi.
• Nu-l pui într-o situație jenantă: nici pe grupuri, nici prin colegii lui care nu se ocupă de plăți.
• Nu ameninți cu ce nu faci. Dacă scrii că predai dosarul unui avocat, o faci la data spusă.
• Nu oprești serviciul înainte să verifici ce spune contractul despre asta.
• Nu sari peste trepte, de la „vă mulțumim” direct la „somație”.

Ce spune legea despre plata cu întârziere?

Între firme, Legea 72/2013 privind combaterea întârzierii la plată prevede, pe scurt, că dacă în contract nu e trecut un termen de plată, dobânda penalizatoare curge după 30 de zile de la primirea facturii sau de la prestarea serviciului. Termenul din contract poate fi de cel mult 60 de zile, iar unul mai lung e permis doar dacă nu e abuziv față de cel care încasează. Dobânda penalizatoare curge de la scadență, fără să fie nevoie de o notificare, iar din prima zi de întârziere poți cere o despăgubire minimă echivalentă cu 40 de euro (rezumatul legii pe fiscalitatea.ro, verificat 14.10.2026).

Legea nu se aplică atunci când clientul e o persoană fizică, adică un consumator. Are și excepții pe care un rezumat nu le prinde, așa că, înainte să pui dobânda sau despăgubirea într-un mesaj, verifică forma în vigoare pe legislatie.just.ro sau cu avocatul tău.

Practic, mențiunea despre dobânda penalizatoare își are locul în contract și pe factură, de la început. Dacă apare abia în mesajul de la 14 zile, sună a amenințare.

Ce poate merge singur și ce face deja programul de facturare?

Multe programe de facturare pot trimite singure notificări pe email pentru facturile neîncasate. Dacă al tău are funcția, pornește de acolo, fiindcă o plătești deja.

Programul de facturare rezolvă însă înăuntrul lui. Ce rămâne depinde de program, așa că verifică patru lucruri: dacă vede singur plata intrată în bancă, dacă scrie și pe canalul pe care clientul chiar îl citește, dacă se oprește în ziua plății și dacă îți spune pe cine trebuie să suni tu.

Ce lipsește dintre ele se poate construi pe lângă ce ai. Scadența depășită pornește singură treapta potrivită, mesajele se opresc când intră plata, iar tu primești doar lista celor de sunat. Textele le aprobi o dată, iar un client anume îl poți scoate oricând de pe listă. Tu aprobi, sistemul execută. Cum se leagă asta de programele tale vezi pe pagina despre digitalizarea proceselor, iar prețurile sunt pe pachete. Dacă vrei să vedem ce lipsește la tine, programează discuția gratuită.

Când nu ai nevoie de asta?

Dacă emiți câteva facturi pe lună și le știi pe toate pe de rost, un memento în calendar la fiecare scadență îți ajunge. Iar dacă clienții tăi plătesc pe loc, la final sau cu cardul, nu ai ce aminti.

Nici cel mai bine scris mesaj nu încasează de la un client care nu are bani. Acolo ai nevoie de o discuție despre eșalonare sau de un avocat.

Scadența se poate spune încă din ofertă, ca să nu fie o surpriză la prima factură. Despre primul răspuns la o cerere de ofertă am scris în articolul despre cererea de ofertă.

Întrebări frecvente

Când trimit primul mesaj pentru o factură neplătită?

Primul mesaj, informativ, pleacă cu câteva zile înainte de scadență. Primul care spune că factura e restantă pleacă la aproximativ o săptămână după scadență.

Pot cere dobândă penalizatoare unui client care plătește cu întârziere?

Între firme, Legea 72/2013 prevede dobânda penalizatoare de la scadență. Verifică forma în vigoare a legii și ce scrie în contract înainte s-o ceri.

Ce fac dacă clientul a plătit între timp?

Pune de la început în mesaj „dacă ați plătit deja, ignorați mesajul”. Plățile se încrucișează des cu reamintirile, iar fraza asta scutește pe toată lumea de o explicație.

Pot trimite reamintiri pe WhatsApp?

Da, dacă ați mai vorbit acolo despre treabă. Factura și detaliile rămân pe email, iar pe WhatsApp pleacă doar un mesaj scurt.