Fișa clientei și consimțământul la salon, completate de acasă

O fișă de client bună la salon cuprinde datele de contact, alergiile cunoscute, contraindicațiile pentru procedura aleasă, tratamentele recente și consimțământul semnat. Dacă fișa e online, clienta o completează de acasă, cu o zi sau două înainte de programare, fără grabă, iar tu o găsești pe numele ei când intră pe ușă. Alergiile și contraindicațiile sunt date despre sănătate, care în GDPR au o protecție specială, deci contează și unde stă fișa și cine o poate deschide.

Pe scurt

• Fișa are datele de contact, alergiile, contraindicațiile, istoricul și consimțământul.
• Alergiile și contraindicațiile sunt date despre sănătate, categorie specială în GDPR.
• Varianta online pleacă la clientă după programare și se semnează de acasă, pe telefon.
• Fișa o deschide doar cine lucrează cu clienta și o păstrezi doar cât e nevoie.
• Textul consimțământului și termenul de păstrare le verifici cu un jurist.

Sâmbătă, 10:00. O clientă nouă vine pentru vopsit și stă pe scaunul de lângă recepție, cu o foaie pe un clipboard și un pix care scrie doar dacă îl ții înclinat. Bifează „nu” la toate întrebările, ca să termine mai repede. Programarea de la zece începe la zece și un sfert.

Peste opt luni, aceeași clientă revine și te întreabă ce nuanță i-ați pus data trecută. Foaia ei e undeva într-un biblioraft, sub câteva sute de alte foi.

Ce trebuie să conțină o fișă de client la salon?

Conținutul exact îl știi tu, din formarea ta și din fișele tehnice ale produselor cu care lucrezi. O fișă bună acoperă de obicei:

• Datele de contact. Numele, telefonul și, dacă vrea, emailul.
• Alergiile cunoscute. La vopsele, la latex, la anumite cosmetice sau la plasturi.
• Contraindicațiile pentru procedura aleasă. Întrebările diferă de la vopsit la epilare, la gene sau la tratamente faciale. Lista o ai de la producător și din cursuri.
• Tratamentele recente. Ce și-a mai făcut în ultimele luni, la tine sau în altă parte, de exemplu o vopsire acasă sau o procedură la dermatolog.
• Istoricul de la tine. Nuanța, rețeta, produsul folosit, ce a mers și ce nu.
• Consimțământul pentru procedură. Că a fost informată despre ce urmează, despre riscuri și despre îngrijirea de după.
• Acordurile separate. Pozele înainte și după pentru Instagram și mesajele cu oferte se cer fiecare separat, cu bifă proprie, iar clienta le poate refuza fără ca asta să schimbe ceva la procedură.

Despre ultimul punct, GDPR spune la art. 7 alin. (2) că, atunci când acordul se cere într-un document care mai conține și alte lucruri, cererea trebuie să se distingă clar de restul (eur-lex.europa.eu, Regulamentul (UE) 2016/679, verificat 14.10.2026). Cu o singură semnătură jos, pentru toată foaia, asta e greu de dovedit.

De ce e o problemă fișa pe hârtie?

GDPR nu interzice fișele pe hârtie. Problemele lor sunt mai banale și apar în fiecare zi.

Se completează în grabă. La recepție, cu alte cliente în jur, oricine răspunde mai pe scurt decât acasă. Iar întrebarea despre alergii e exact cea la care un răspuns grăbit te poate costa.

Nu o mai găsești. Când clienta revine după opt luni, cineva caută prin biblioraft, iar programarea începe cu întârziere.

O vede oricine ajunge la raft. Fișele stau de obicei la recepție, unde trec colegele, curierul și uneori clientele.

Nu știi ce ai de șters. Hârtia nu-ți spune că o fișă e de acum patru ani și că clienta n-a mai venit de atunci.

Partea cu GDPR contează aici. Regulamentul definește datele privind sănătatea ca date personale legate de sănătatea fizică sau psihică a unei persoane (art. 4 pct. 15), iar la art. 9 le pune printre categoriile speciale, a căror prelucrare e interzisă în principiu, cu câteva excepții. Una dintre ele e consimțământul explicit al persoanei, pentru scopuri precise. Tot regulamentul cere, la art. 5, să strângi doar ce e necesar și să păstrezi datele doar cât e nevoie (sursa: același text pe eur-lex.europa.eu, verificat 14.10.2026).

Cum se aplică toate astea la salonul tău, cu ce temei și cu ce text, verifici cu un jurist. Noi nu dăm sfaturi juridice, iar fiecare salon are situația lui.

Cum arată fișa online?

Programarea rămâne unde e, în Mero, în Booksy sau în agenda ta. Fișa vine separat:

1. După ce se face programarea, clienta primește pe WhatsApp sau pe email un link spre fișa pentru procedura aleasă.
2. O deschide pe telefon, de acasă, și răspunde la întrebări cu timpul ei.
3. Bifează separat acordurile pe care vrea să le dea și semnează cu degetul pe ecran.
4. Fișa se salvează pe numele ei, cu data și ora semnării.
5. Când vine, o deschizi pe tabletă sau pe telefon și o citești înainte să începi.
6. La vizita următoare, completează doar ce s-a schimbat de data trecută.

Clienta care n-a completat-o de acasă o face pe tabletă, la recepție. E aceeași fișă și ajunge în același loc.

Dacă procedura ta cere o semnătură cu altă valoare juridică decât cea desenată pe ecran, verifică întâi cu cine te ajută pe partea juridică ce formă îți trebuie.

Ce se schimbă față de hârtie?

	Fișa pe hârtie	Fișa online
Când se completează	La recepție, în primele minute din programare	Acasă, cu o zi sau două înainte
Cum se completează	În picioare sau pe scaunul de lângă ușă	Pe telefonul ei, fără grabă
Găsirea fișei vechi	Cauți în biblioraft	O cauți după nume
Ce s-a lucrat data trecută	Doar dacă a notat cineva pe foaie	Stă lângă fișă, la fiecare vizită
Cine o vede	Oricine ajunge la raftul de la recepție	Doar cine are acces, stabilit de tine
Acordurile separate	De obicei o singură semnătură jos	O bifă pentru fiecare acord
Ștergerea la termen	De mână, dacă îți amintești	Se vede data fiecărei fișe

Unde se păstrează fișa, cât timp și cine are acces?

Unde. Într-un loc cu parolă, făcut pentru asta. Nu ca poze în galeria telefonului și nici în grupul de WhatsApp al echipei. La noi, datele stau pe servere din Uniunea Europeană.

Cât timp. GDPR nu dă un număr de ani pentru fișele de salon. Spune doar că datele se păstrează cât e necesar pentru scopul lor. Termenul îl stabilești în scris, îl verifici cu juristul și îl spui clientei în fișă.

Cine are acces. Cine lucrează efectiv cu clienta. Colega care face doar programări nu are nevoie să vadă alergiile. Când cineva pleacă din echipă, accesul lui se oprește în aceeași zi.

Fișele stau apoi în evidența clienților, lângă istoricul fiecărei cliente. Ce se mai schimbă într-un salon când mesajele, fișele și recenziile ajung într-un singur loc e pe pagina despre digitalizarea saloanelor. Dacă vrei să vedem cum ar arăta fișa pentru procedurile tale, programează discuția gratuită.

Cât timp îți ia fișa pe hârtie acum?

Fă socoteala cu cifrele tale. Numără câte cliente noi ai avut luna trecută și cronometrează, la următoarea, cât stă cu foaia la recepție. Înmulțește cele două cifre. Rezultatul e timpul din programări care se duce pe un pix, în fiecare lună.

Apoi alege la întâmplare o clientă care a fost la tine acum un an și caută-i fișa. Cât ți-a luat e timpul pe care îl pierzi de fiecare dată când revine cineva.

Când nu ai nevoie de fișă online?

Dacă faci doar tuns și coafat, fără vopsit și fără proceduri pe piele, probabil nu ai nevoie de o fișă cu contraindicații. Numele și telefonul din aplicația de programări ajung.

O fișă online nu îți spune ce întrebări să pui. Conținutul rămâne al tău, din meseria ta. Și nu ține loc de sfat juridic. Te ajută să strângi răspunsurile curat și să le găsești, iar ce scrie în ele hotărăști tu.

Pentru clinici și cabinete, unde fișele au și alte cerințe, am scris separat despre fișele și consimțămintele digitale din cabinet. Ce mai rămâne nerezolvat într-un salon care are deja aplicație de programări e în articolul despre salonul cu Mero.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să conțină fișa clientei la salon?

Datele de contact, alergiile cunoscute, contraindicațiile pentru procedura aleasă, tratamentele recente, istoricul de la tine și consimțământul semnat. Acordurile pentru poze și pentru oferte se cer separat.

Alergiile clientei intră sub GDPR?

Da. Sunt date privind sănătatea, pe care GDPR le pune la art. 9 printre categoriile speciale de date, cu protecție mai strictă.

Cât timp păstrez fișele clientelor?

GDPR nu dă un număr de ani, cere doar ca datele să nu fie păstrate mai mult decât e necesar. Termenul îl stabilești în scris, împreună cu cine te ajută pe partea juridică.

Poate clienta să semneze consimțământul de pe telefon?

Da, fișa online se semnează cu degetul pe ecran. Dacă procedura ta cere altă formă de semnătură, verifică întâi cu cine te ajută pe partea juridică.