Mesajul înainte de sosire: ce le scrii oaspeților despre check-in

Mesajul înainte de sosire e cel pe care oaspetele îl primește cu o zi sau două înainte să ajungă: ora de check-in, unde parchează, cum intră dacă vine târziu, ce e cu micul dejun și dacă poate veni cu animalul. Dacă pleacă la fiecare oaspete, la timp, răspunde dinainte la întrebările care altfel vin la unsprezece seara. După el îți rămân doar întrebările care chiar cer un om.

Pe scurt

• Aceleași cinci sau șase întrebări vin de la aproape fiecare oaspete. Răspunsul la ele îl scrii o dată.
• Mesajul pleacă cu o zi sau două înainte, iar codul de la ușă, în ziua sosirii.
• Booking și Airbnb au deja mesaje programate. Merită folosite, dar nu acoperă WhatsApp-ul și rezervările directe.
• Înainte de sosire ceri doar ce te ajută să pregătești camera. Actul de identitate se verifică la sosire.
• Excepțiile, banii și urgențele rămân la tine.

Vineri, 22:50. Ești acasă, în sfârșit pe canapea. Pe WhatsApp: „Bună seara, ajungem pe la miezul nopții, e cineva acolo?” Două minute mai târziu, de la același număr: „Avem și un câine mic, e în regulă?” Între timp, pe Booking, alt oaspete întreabă unde se parchează. E a treia oară săptămâna asta când scrii aceeași frază despre poarta din dreapta.

Ce întreabă aproape fiecare oaspete?

Dacă recitești conversațiile din ultima lună, le găsești pe toate. Se schimbă doar numele.

Întrebarea	Când vine de obicei	Ce scrii o dată și trimiți de fiecare dată
„Ajungem târziu, cum intrăm?”	Seara, pe drum	Până la ce oră e cineva și ce face oaspetele după aceea
„Unde parcăm?”	Cu o zi înainte sau la sosire	Locul exact, cu un link pe hartă sau o poză cu poarta
„Care e codul?”	În fața ușii	Codul, trimis în ziua sosirii, nu la rezervare
„La ce oră e micul dejun?”	Seara, la sosire	Intervalul, locul și dacă e inclus în preț
„Putem veni cu câinele?”	Înainte de rezervare	Regula ta, cu taxa, dacă există
„Putem pleca mai târziu?”	În ultima dimineață	Dacă se poate și în ce condiții

Ce scrii în mesajul dinainte de sosire?

Un mesaj bun răspunde la întrebările din tabel înainte să fie puse. Îl scrii scurt, cu informațiile în ordinea în care îi trebuie oaspetelui pe drum.

Pentru o pensiune cu recepție:

Bună, Andrei! Vă așteptăm vineri la Pensiunea [nume]. Check-in-ul e de la 14:00, iar la recepție e cineva până la 22:00. Dacă ajungeți mai târziu, scrieți-ne aici și vă trimitem codul de la intrare. Parcarea e în curte, intrați pe poarta din dreapta: [link hartă]. Micul dejun e între 8:00 și 10:00, în sala de la parter. Drum bun!

Pentru un apartament în regim hotelier, cu check-in singur:

Bună, Maria! Mâine vă așteaptă apartamentul de pe strada [stradă]. Codul de la intrarea în bloc și de la cutia cu cheia vi-l trimitem mâine la ora 12:00. Puteți parca [unde]. Datele pentru Wi-Fi sunt și pe frigider. Dacă la sosire ceva nu merge, sunați la [număr].

Codul îl trimiți în ziua sosirii, într-un mesaj separat. Un cod trimis cu o săptămână înainte stă prin conversații, ajunge la alții și rămâne acolo și după ce l-ai schimbat.

Nu face asta deja Booking?

În parte, da, și e bine să folosești ce ai. Din extranetul Booking poți programa mesaje șablon cu o săptămână, cu trei zile sau cu o zi înainte de sosire și în ziua sosirii, iar pentru întrebările frecvente, cum ar fi check-in-ul sau parcarea, poți pune răspunsuri automate (partner.booking.com, șabloane și răspunsuri automate, verificat 15.10.2026). Airbnb are și el mesaje programate înainte de check-in (ajutorul Airbnb, verificat 15.10.2026). Multe programe de administrare a proprietății fac la fel.

Neacoperit rămâne ce e între ele. Oaspetele care a rezervat direct sau la telefon nu primește nimic din șabloanele Booking. Cel care scrie pe WhatsApp de pe drum nu ajunge în inboxul Booking. Fiecare program rezolvă înăuntrul lui, nimeni nu rezolvă între ele. Iar întrebarea care nu e în niciun șablon, la 23:00, te așteaptă tot pe tine.

Ce date personale ceri înainte de sosire?

Aici e nevoie de grijă. Normele aprobate prin HG 237/2001, republicate în Monitorul Oficial nr. 649 din 12 septembrie 2008, cer ca structurile de primire turistică să înscrie turiștii la sosire și să completeze „Fișa de anunțare a sosirii și plecării”. Fișa o completează turistul în momentul sosirii, pe baza actului de identitate, iar recepția confruntă datele cu actul și i-l dă înapoi pe loc. În același text, pensiunile turistice și agroturistice sunt exceptate de la formular și țin evidența în cartea de imobil (textul normelor pe lege5.ro, consultat 15.10.2026).

În 2025, Ministerul Economiei, Digitalizării, Antreprenoriatului și Turismului a pus în dezbatere un proiect care ar muta evidența turiștilor într-un sistem digital național (SIT). Până la data verificării n-am găsit confirmarea că a fost adoptat. Forma care se aplică la tine o confirmi cu contabilul sau cu poliția din zonă, înainte să schimbi ceva.

Pentru mesajul dinainte de sosire, asta înseamnă o regulă simplă: ceri ce te ajută să pregătești camera, iar actele rămân pentru sosire.

Ce poți cere înainte	Ce lași pentru sosire	Ce nu ceri în conversație
Ora aproximativă de sosire	Actul de identitate, verificat de om	Poza buletinului sau a pașaportului
Numărul de persoane și dacă sunt copii	Fișa sau înscrierea cerută de lege	Codul numeric personal
Dacă vin cu animal	Semnătura oaspetelui	Datele cardului
Dacă vor mic dejun sau pat suplimentar

Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR) cere să strângi doar datele de care chiar ai nevoie (art. 5, textul pe EUR-Lex). O poză cu buletinul trimisă pe WhatsApp rămâne în galeria telefonului, în copiile de rezervă și la oricine mai folosește telefonul. Dacă vrei o completare online înainte de sosire, ea se face printr-un formular care păstrează datele în siguranță, departe de conversații.

Cine răspunde la întrebările de la ora 23?

Pentru întrebările care tot vin poate răspunde un asistent cu inteligență artificială (AI), care știe doar ce i-ai scris tu despre casă: orele, parcarea, regula pentru animale.

Asistentul spune de la început că nu e om, cum cere din 2 august 2026 legea europeană despre inteligența artificială, și răspunde în scris, pe WhatsApp. Când întrebarea iese din ce știe, îi spune oaspetelui că te anunță și îți trimite conversația întreagă. Ce poți seta singur pe WhatsApp, fără ajutor, am scris în articolul despre răspunsul automat pe WhatsApp Business.

Ce rămâne la tine?

Tot ce cere o decizie. Tu aprobi, sistemul execută.

• Excepțiile. Un check-in la trei dimineața, un câine mare, o cameră cerută în plus.
• Banii. Rambursări, schimbări de preț, avansuri întârziate.
• Reclamațiile. Oaspetele supărat vrea să vorbească cu tine.
• Urgențele. Ușa care nu se deschide, apa care nu curge, oaspetele blocat afară. Pe astea le primești imediat, pe telefon.

La noi, mesajul dinainte de sosire pleacă singur la fiecare oaspete, indiferent pe unde a rezervat, iar întrebările de pe WhatsApp primesc răspuns din regulile casei tale. Booking, Airbnb și channel managerul rămân cum sunt, cu calendarul și tarifele lor. Partea cu mesajele e descrisă la recepționistul AI, iar mesajele trimise la ore fixe înainte de sosire, la programări online. Ce se schimbă la o pensiune sau la un apartament în regim hotelier găsești pe pagina despre digitalizarea cazării. Pentru cazare nu avem un pachet fix: oferta se face pe ce găsim la tine, orientativ de la 3.499 RON instalarea și 749 RON pe lună. Dacă vrei să vedem cum ar arăta la tine, programează discuția gratuită.

Dacă oaspeții tăi revin de la an la an, merită citit și articolul despre rezervările directe.

Când nu ai nevoie de asta?

Dacă ai câteva camere și locuiești în aceeași curte, oaspeții te găsesc la poartă. Un mesaj salvat pe telefon, trimis de mână, e de ajuns.

Dacă toți oaspeții vin prin Booking și Airbnb, iar șabloanele lor programate îți acoperă întrebările, folosește-le și nu-ți trebuie altceva. Merită ceva în plus abia când apar WhatsApp-ul și rezervările directe.

Iar mesajul nu repară o intrare greu de găsit. Dacă toată lumea se rătăcește la ultima curbă, ajută mai mult un indicator la drum.

Întrebări frecvente

Când trimit mesajul înainte de sosire?

Cu o zi sau două înainte de sosire. Codul de la ușă îl trimiți separat, în ziua sosirii.

Pot cere oaspeților poza buletinului pe WhatsApp?

Mai bine nu. Actul se verifică la sosire, iar o poză trimisă în conversație rămâne pe telefon mult după ce oaspetele a plecat.

Trebuie completată fișa de anunțare a sosirii?

Normele din HG 237/2001 cer fișa la sosire pentru structurile de primire turistică, cu excepții pentru pensiunile turistice și agroturistice. Confirmă forma în vigoare pentru cazul tău.

Booking trimite singur mesaje înainte de sosire?

Da, dacă le programezi din extranet, ca șabloane. Ele ajung doar la oaspeții care au rezervat prin Booking.