Agenție de recrutare: cum răspunzi fiecărui candidat, inclusiv cu „nu”

La o agenție de recrutare, fiecare candidat care a trimis CV-ul primește două mesaje: confirmarea că l-ai primit, cu data până la care află ceva, și răspunsul, oricare ar fi el. Un „nu” politicos, trimis la data promisă dintr-un model scris de tine, durează câteva secunde. Interviurile le programezi pe orele libere ale firmei client, iar CV-urile le păstrezi doar cât i-ai spus candidatului.

Pe scurt

• Confirmarea pleacă imediat după ce vine CV-ul, cu data până la care candidatul primește un răspuns.
• Cine nu trece de selecția pe CV primește un „nu” scurt, la data promisă. Cine a ajuns la interviu primește răspunsul de la tine.
• Interviurile se pot alege dintr-un link cu orele libere ale firmei client, cu reamintire cu o zi înainte.
• Firma client primește o dată pe săptămână stadiul fiecărui post.
• Regulamentul privind protecția datelor nu dă un termen fix pentru CV-uri. Tu îl stabilești, îl scrii și i-l spui candidatului.

Luni, 8:40. Anunțul pentru un post de operator la un depozit de lângă Craiova a stat în weekend pe două site-uri de joburi. În email și în conturile de pe site-uri s-au strâns câteva zeci de CV-uri, iar pe WhatsApp încă vreo zece, de la oameni care au văzut anunțul pe Facebook. Recrutoarea alege opt și îi sună. Restul rămân necitite până joi, apoi până la sfârșitul lunii.

Peste o lună, unul dintre ei trimite CV-ul pentru alt post al agenției și scrie în mesaj: „Data trecută nu mi-a răspuns nimeni.”

De ce le răspunzi și celor pe care nu-i chemi?

Pentru că într-un oraș aceiași oameni își trimit CV-ul de mai multe ori. Candidatul care nu se potrivește azi la depozit poate fi omul bun pentru postul de șofer de luna viitoare. Dacă data trecută n-a primit nimic, acum nu mai trimite CV-ul.

Mai e și firma client. Candidatul ține minte la ce firmă a candidat, iar o tăcere de trei săptămâni o pune și pe seama ei. Un „nu” scris o dată e același pentru toți cei care n-au trecut de selecție. Greul e să-ți amintești să-l trimiți, după ce ai trecut la următorul post.

Ce mesaje primește un candidat, de la CV până la decizie?

Momentul	Ce primește candidatul	Pleacă singur?
A trimis CV-ul	Confirmarea, cu postul, data până la care află ceva și unde citește cum îi folosești datele	Da, imediat
Nu trece de selecția pe CV	Un „nu” scurt, la data promisă	Da, după ce îl marchezi tu
Trece de selecție	Un link cu orele libere pentru interviu	Putem discuta
Cu o zi înainte de interviu	Ora, adresa sau linkul și cu cine vorbește	Putem discuta
După interviu, dacă nu merge mai departe	Răspunsul tău, cu o frază despre interviu	Nu, îl scrii tu
Primește oferta	Telefonul tău	Nu

Decizia o iei tu la fiecare rând. Sistemul ține minte să trimită ce ai hotărât și când.

CV-urile de pe WhatsApp, din email și din formular ajung în același loc, la postul lor. Dacă pe WhatsApp răspunde un asistent cu inteligență artificială (AI), el spune din primul mesaj că nu e om, cum cere din 2 august 2026 legea europeană privind inteligența artificială, la articolul 50. Partea care răspunde la mesaje și la apelurile pierdute e recepționistul AI. La un apel pierdut nu vorbește în locul tău, îi trimite omului un mesaj scris.

Cum arată un „nu” care nu supără?

Scurt, cu numele postului și fără explicații pe care nu le poți susține pentru fiecare om în parte. Numele sunt inventate.

După selecția pe CV:

Bună ziua, domnule Ionescu. Vă mulțumim pentru CV-ul trimis pentru postul de operator depozit. De data aceasta nu mergem mai departe cu candidatura dumneavoastră. Vă dorim mult succes și vă așteptăm la alte posturi de pe pagina noastră.

Dacă vrei să-i păstrezi CV-ul pentru alte posturi:

Bună ziua, doamna Marin. Pentru postul de contabil junior am ales alți candidați. Ne-ar plăcea să vă putem contacta pentru posturi asemănătoare. Dacă sunteți de acord să vă păstrăm CV-ul încă un an, răspundeți cu DA. Fără răspuns, îl ștergem la încheierea acestei selecții.

Perioada din al doilea mesaj o alegi tu, la fel ca în nota ta de informare. După interviu, răspunsul îl scrii tu, chiar dacă e scurt, fiindcă un model trimis după o oră de discuție se simte.

Cum programezi interviurile fără zece telefoane?

Partea grea la interviuri e calendarul altcuiva. Managerul de la firma client îți dă două sau trei intervale pe săptămână, tu le pui în calendar, iar candidații aleși primesc un link din care își iau singuri ora. Cu o zi înainte pleacă reamintirea, la candidat și la manager. Dacă un candidat renunță, ora se eliberează și o poate lua următorul. Așa lucrează programările online, iar dacă vrei asta și pentru interviuri, putem discuta.

Ce primește firma client și când?

Firma client vrea să știe câți au trimis CV-ul, pe cine vede și când. Un raport scurt, o dată pe săptămână, la aceeași oră, îi răspunde înainte să te sune.

În raport	De unde vine
Câte CV-uri au venit pe post și pe ce canal	Din evidența candidaților
Câți au trecut de selecție	Din ce ai marcat tu
Interviurile programate, cu ora	Din calendar
Candidații propuși, cu nota ta despre fiecare	Nota o scrii tu
Ce urmează săptămâna viitoare	O frază scrisă de tine

Dacă vrei ca cifrele să se adune singure, putem discuta. Nota rămâne a ta. Despre un raport către client pe care chiar îl citește cineva am scris și pentru agențiile de marketing, în articolul despre raportul lunar. Candidații și firmele client stau în evidența clienților, iar raportul și mesajele de la fiecare pas țin de pașii repetitivi din birou.

Pentru birourile de servicii, instalarea pornește orientativ de la 3.499 RON și abonamentul de la 749 RON pe lună, prețuri finale. Restul e pe pagina pentru contabili, avocați și consultanți. Dacă vrei să ne uităm la drumul unui CV la tine, de la anunț la răspuns, programează discuția gratuită.

Cât timp păstrezi CV-urile?

Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR) nu dă un număr de luni. Spune că datele se păstrează doar cât e nevoie pentru scopul lor (art. 5) și că omul trebuie să afle cât timp le ții sau după ce criteriu hotărăști asta (art. 13 și 14). Dacă CV-ul nu ți l-a trimis el, de exemplu l-ai găsit într-o bază de CV-uri sau ți l-a dat cineva, trebuie informat cel târziu la primul mesaj pe care i-l trimiți și oricum în cel mult o lună (art. 14). Textele sunt pe gdpr-info.eu, articolul 5 și articolul 14, verificat 15.10.2026.

În practică, asta înseamnă cam așa:

• Pentru postul la care a candidat, păstrezi CV-ul cât durează selecția, plus o perioadă scurtă pe care o hotărăști și o scrii.
• Pentru posturi viitoare îți trebuie acordul lui, pe care îl poate retrage oricând.
• Un CV venit pe WhatsApp se mută la post și se șterge din telefon.
• La ștergere, CV-ul dispare din toate locurile: email, telefon, foldere.

Putem discuta și o listă cu data de ștergere a fiecărui CV, din care tu aprobi ștergerea. Ce înseamnă exact pentru agenția ta și ce scrii în nota de informare îți spune omul care se ocupă de protecția datelor la tine. Noi nu dăm consultanță juridică.

Când nu ai nevoie de asta?

Când lucrezi pe câteva posturi pe an, cu candidați găsiți prin recomandări. Atunci îți ajung trei modele salvate în email și un calendar.

Când ai deja un program de recrutare în care lucrezi zilnic. Multe au șabloane de email și programarea interviurilor, deci verifică întâi ce are al tău și folosește-l. Pe dinafară rămân de obicei CV-urile de pe WhatsApp și Facebook, care nu ajung singure acolo, și raportul în forma pe care o vrea clientul.

Când vrei ca sistemul să aleagă în locul tău. Nu facem asta. Legea europeană privind inteligența artificială trece sistemele care analizează și filtrează cererile de angajare între utilizările cu risc ridicat (Regulamentul (UE) 2024/1689, anexa III, punctul 4, pe artificialintelligenceact.eu, verificat 15.10.2026), iar alegerea unui om rămâne a recrutorului care îl cunoaște pe client.

Întrebări frecvente

Trebuie să răspund candidaților respinși?

În afară de informarea despre date, pe care o cere GDPR, răspunsul ține de tine. E însă la fel de ușor de trimis ca o confirmare, iar candidatul revine data viitoare.

Cât timp am voie să păstrez un CV?

Cât durează selecția, plus perioada scrisă în nota ta de informare. Pentru posturi viitoare îți trebuie acordul candidatului, pe care îl poate retrage oricând.

Pot programa interviurile automat?

Se poate, dintr-un link cu orele pe care ți le dă firma client. Candidatul își alege ora și primește reamintirea cu o zi înainte. Cum s-ar face la tine putem discuta.

Poate un asistent AI să aleagă candidații?

Noi nu facem asta. Legea europeană privind inteligența artificială trece filtrarea cererilor de angajare între utilizările cu risc ridicat, iar alegerea rămâne la recrutor.