Ofertă catering pentru eveniment: de la prima cerere la numărul final

O ofertă de catering pentru un eveniment se face după patru răspunsuri: câte persoane, ce fel de eveniment și ce meniu, unde are loc și când. Oferta care se semnează are de obicei două sau trei variante de meniu, cu prețul pe persoană și ce intră în el, o dată până la care e valabilă, avansul și ziua până la care clientul confirmă numărul final de persoane. Revenirea după ofertă se pune în calendar din ziua în care oferta pleacă.

Pe scurt

• La prima cerere afli data, numărul aproximativ de persoane, tipul evenimentului, locul și felul servirii.
• Oferta are două-trei variante, fiecare cu ce intră și ce se plătește separat.
• Oferta are termen de valabilitate, iar data se ține doar după avans.
• Numărul final de persoane se confirmă până la o zi pe care o spui de la început.
• Dacă clientul tace după ofertă, revii la o dată stabilită, fără să aștepți să-ți aduci aminte.

Miercuri, 22:40. Pe pagina de Facebook intră un mesaj: „Bună seara, cât costă cateringul de persoană? Avem botezul pe 15 noiembrie, cam 80 de invitați.” Tu ești încă în bucătărie, cu un eveniment pentru a doua zi. Răspunzi joi la prânz, cu o întrebare: „Unde se ține și ce fel de servire vă doriți?” Ea răspunde vineri seara. Oferta pleacă luni. Marți îți scrie politicos că au găsit deja pe cineva.

Ce întrebi când cineva scrie „Cât costă de persoană?”

Prețul pe persoană depinde de prea multe lucruri ca să-l dai din prima, dar întrebările sunt mereu aceleași, așa că le poți pune toate în primul răspuns, chiar și la 22:40:

1. Data și ora evenimentului.
2. Numărul aproximativ de persoane, adulți și copii.
3. Ce fel de eveniment: botez, nuntă, aniversare, eveniment de firmă, pomană.
4. Unde are loc: într-o sală, acasă, în curte, la birou. Dacă e o sală, care.
5. Felul servirii: bufet, servit la masă, platouri livrate sau pauză de cafea.
6. Restricții: invitați vegetarieni, alergii, copii.
7. Ce mai trebuie: veselă, fețe de masă, ospătari, montaj, transport.

Dacă omul răspunde în aceeași seară, cât e încă cu gândul la eveniment, a doua zi la prânz ai toate datele pentru ofertă. Despre primul răspuns la o cerere am scris în articolul despre cererea de ofertă.

Cum arată o ofertă de catering cu variante?

Două sau trei variante pentru același eveniment îi dau omului ce să aleagă la tine, înainte să caute în altă parte. Fiecare spune clar ce conține.

Ce scrii în ofertă	De ce
Meniul fiecărei variante, pe feluri	Clientul vede diferența dintre ele
Prețul pe persoană și totalul la numărul estimat	Vede suma întreagă
Ce intră: veselă, personal, transport, montaj	Să nu apară discuția în ziua evenimentului
Ce se plătește separat	Același motiv
Până când e valabilă oferta	Prețurile tale la materie primă se schimbă
Avansul și când se plătește	Data se ține de la avans
Până când se confirmă numărul final	Cumperi și gătești pentru un număr anume
Ce se întâmplă la anulare	Să nu fie o surpriză mai târziu

Prețurile și variantele sunt ale tale. Scrie totalul lângă prețul pe persoană, fiindcă cine organizează un botez se gândește la suma întreagă.

Când ceri avansul și cât ții data?

Data se ține ca opțiune, cu un termen, iar după avans e a clientului. Cum ții o dată fără avans și cum o blochezi am scris în articolul despre rezervarea sălii de evenimente, iar la catering merge la fel. Contează și ce scrii lângă suma plătită dinainte, fiindcă Codul civil tratează separat arvuna. Detaliile sunt în articolul despre rezervările de grup. Formularea finală o arăți unui jurist.

Când ceri numărul final de persoane?

La o zi pe care o spui de la început, în ofertă, și care îți lasă timp să cumperi. Câte zile înainte depinde de meniul tău și de furnizori. Regula o scrii întreagă: după ziua aceea, se facturează numărul confirmat, chiar dacă vin mai puțini.

Cei 80 de invitați de la prima cerere pot fi la final mai mulți sau mai puțini. Important e să afli la timp.

Cu câteva zile înainte de termen:

Bună ziua, doamna Popescu! Până vineri, 6 noiembrie, avem nevoie de numărul final de invitați pentru botezul din 15 noiembrie, ca să putem face cumpărăturile. Răspundeți aici cu numărul de adulți și de copii.

În ziua termenului, dacă n-a răspuns:

Bună ziua! Azi e ultima zi pentru numărul final. Dacă nu ne scrieți până la ora 18:00, pregătim pentru 80 de persoane, cât e în ofertă.

Numele și datele sunt inventate. Termenul de nouă zile e doar un exemplu. Cine nu răspunde nici la al doilea mesaj primește un telefon, iar partea asta rămâne la om.

Ce faci când clientul tace după ofertă?

Revii la o dată pe care o alegi în ziua în care trimiți oferta, de exemplu peste trei zile. Fără data scrisă, revenirea depinde de cât de liberă e săptămâna, iar în săptămânile cu evenimente uiți.

Bună ziua, doamna Popescu! V-ați putut uita peste variante? Dacă vreți să schimbăm ceva la meniu sau la numărul de persoane, refac oferta. Data de 15 noiembrie o mai țin liberă până joi.

Mesajul are un motiv adevărat: data ținută până joi. Mai multe despre revenire, fără presiune, în articolul despre „mă mai gândesc”.

Ce faci cu alergiile invitaților?

Le întrebi la prima cerere și le scrii pe comandă, lângă meniu. Regulile europene cer ca alergenii să fie spuși și la mâncarea servită fără ambalaj, inclusiv la colectivități, cum am arătat, cu sursa, în articolul despre torturile la comandă. Alergenii fiecărui fel îi scrii tu, din rețetă, iar întrebarea despre o alergie anume ajunge la tine.

Ce face un sistem și ce rămâne la tine?

Un sistem strânge într-un singur loc cererile de pe Facebook, Instagram, WhatsApp și site, plus apelurile nepreluate, după care omul primește un mesaj scris. La întrebările de seară despre program, zone de livrare sau meniuri răspunde din ce ai scris tu, chiar și la 22:40.

Întrebările pentru ofertă trimise din primul răspuns, amintirea zilei de revenire, mesajele pentru numărul final și ce s-a plătit pe fiecare eveniment le putem discuta, pe ce folosești deja. Pe WhatsApp, din 1 octombrie 2026 se plătesc și răspunsurile din fereastra de 24 de ore, cum am scris în articolul despre răspunsul automat pe WhatsApp.

Rămân la tine meniul, prețul, variantele, ce poți duce în aceeași zi și orice negociere. Tu aprobi, sistemul execută.

Pentru clienții care revin, cum e firma care comandă în fiecare decembrie, putem discuta și o evidență a clienților, cu tot istoricul. Mesajele de seară le preia recepționistul AI, un asistent cu inteligență artificială (AI) care spune de la început că nu e om și nu vorbește la telefon în locul tău. Ce se schimbă la restaurante și catering e pe pagina pentru restaurante. Nu avem un pachet fix pentru catering, deci oferta se face pe ce găsim la tine, orientativ de la 3.499 RON instalarea și 749 RON pe lună. Dacă vrei să vedem unde se pierd cererile tale, programează discuția gratuită.

Cât te costă cererile la care răspunzi a doua zi?

Cifrele le ai în mesaje. Pentru ultimele trei luni:

Ce numeri	Cifra ta
Cereri de ofertă primite, pe toate canalele
Dintre ele, câte au primit primul răspuns după mai mult de o oră
Oferte trimise
Oferte semnate
Oferte la care clientul n-a mai răspuns

Înmulțește ofertele pierdute cu valoarea medie a unui eveniment la tine. Dacă cele mai multe au tăcut după un răspuns venit târziu, ai găsit unde se pierd.

Ce nu rezolvă?

Nu face meniul și nici prețul. Oferta rămâne a ta.

Nu câștigă un client care caută doar cel mai mic preț. Îi răspunde repede, atât.

Nu gătește. Bucătăria și cumpărăturile rămân la tine.

Iar dacă faci câteva evenimente pe lună, pentru clienți care te sună direct, un tabel cu cererile și o coloană „revin pe” îți ajung.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să conțină o ofertă de catering?

Meniul pe variante, prețul pe persoană și totalul, ce intră și ce se plătește separat, valabilitatea, avansul și ziua până la care se confirmă numărul final.

Când se confirmă numărul final de persoane la catering?

La o zi spusă de la început, în ofertă, care îți lasă timp de cumpărături. După ea se facturează numărul confirmat.

Pot da prețul pe persoană din primul mesaj?

Rar, fiindcă depinde de meniu, servire și loc. Poți trimite imediat întrebările de care ai nevoie pentru ofertă.

Ce fac dacă clientul nu mai răspunde după ofertă?

Revii la o dată aleasă când ai trimis oferta, cu un motiv adevărat, de exemplu data pe care i-o mai ții liberă.