Ofertă de vacanță la agenția de turism, când clientul a cerut la trei

La o cerere de ofertă pentru vacanță răspunzi în aceeași oră cu patru întrebări: perioada, bugetul, câte persoane sunt și de unde pleacă. Cu răspunsurile faci o ofertă cu două sau trei variante și o trimiți la ora pe care ai promis-o. Cine cere o ofertă de sejur scrie de obicei la mai multe agenții în aceeași seară, iar prima ofertă bună devine reperul după care le judecă pe celelalte.

Pe scurt

• Primul răspuns pleacă repede, cu întrebările fără de care nu poți căuta nimic și cu ora la care vine oferta.
• Oferta are două sau trei variante, cu prețul total pentru toată familia și cu ce nu intră în preț.
• Fiecare variantă spune până când ții prețul, fiindcă locurile și tarifele se schimbă.
• Dacă omul tace după ofertă, revii o singură dată, cu ceva util, și îi lași loc să spună că a ales.

Duminică, 20:15. Ești acasă, la masă. Pe pagina de Facebook a agenției intră un mesaj: „Bună seara, cât ar costa o săptămână în Grecia, în iulie, pentru doi adulți și doi copii?” Îl vezi și îți spui că îi răspunzi luni, de la birou, cu ofertele în față.

Luni la 10 îi trimiți patru hoteluri bine alese. Răspunsul vine la prânz: „Mulțumim frumos, am rezervat deja aseară.” Agenția la care a rezervat îi răspunsese duminică la 20:40, cu trei variante.

Ce întrebi la primul răspuns, ca să poți face oferta?

La primul mesaj, omul vrea să vadă că l-a auzit cineva. Un chestionar de zece întrebări îl obosește. Patru ajung ca să începi să cauți, restul le afli după ce vede prima variantă.

Întrebarea	De ce contează
În ce perioadă? Datele sunt fixe sau se pot muta cu câteva zile?	O plecare mutată cu două zile schimbă des și prețul, și ce hoteluri mai au loc
Câte persoane, și ce vârstă au copiii?	La copii, prețul depinde aproape mereu de vârstă
De unde vreți să plecați?	Din Craiova cu autocarul, cu avionul din Craiova sau din București, sau cu mașina lor
Cam ce buget ați avea, pe toată familia?	Fără el, ai putea căuta trei ore în zona greșită

Restul, cum ar fi plaja cu nisip sau all inclusive, îl afli după prima variantă, când omul are ceva concret la care să spună „da, dar mai aproape de plajă”.

Mai e o întrebare care scutește necazuri mai târziu: au pașapoarte valabile, dacă destinația e în afara Uniunii Europene? Despre acte am scris separat, în articolul despre documentele de călătorie.

Cum arată o ofertă cu două sau trei variante?

Cu zece hoteluri pari darnic. În practică, omul le deschide pe toate, se încurcă și amână hotărârea pe mâine, adică exact ziua în care primește oferta altei agenții. Două sau trei variante bine alese arată că te-ai gândit la el.

O formă care merge de cele mai multe ori:

Varianta	Ce o face diferită	Ce scrii lângă ea
Prima	Sub buget, cu ceva la care renunță	„Hotel bun, dar la zece minute de mers până la plajă”
A doua	Exact pe buget, cea pe care o recomanzi	De ce ai ales-o pentru ei, într-o propoziție
A treia	Puțin peste buget	Ce primesc în plus pe banii ăia: plaja în față, all inclusive

La fiecare variantă scrii aceleași rubrici, în aceeași ordine, ca să le poată compara fără să te sune:

1. Hotelul și zona, cu un link spre pagina hotelului.
2. Masa: mic dejun, demipensiune sau all inclusive.
3. Transportul și transferul de la aeroport, dacă intră.
4. Prețul total pentru toată familia, nu pe persoană. Omul socotește oricum totalul.
5. Ce nu intră: asigurarea, taxele locale, bagajul de cală, dacă e cazul.
6. Până când ții prețul. Tarifele tour-operatorilor se pot schimba de la o zi la alta, iar asta îl ajută și pe el să se hotărască.

Oferta o faci tu, în programul tău sau din sistemul tour-operatorului. Partea care se pierde de obicei e alta: cererea venită duminică seara, care stă necitită până luni.

Ce poate pleca singur și ce rămâne la tine?

Ce	Pleacă singur?	Rămâne la tine
Confirmarea că ai primit cererea	Da, în câteva secunde, pe canalul pe care a scris	Textul, scris o dată
Cele patru întrebări	Da, pe Facebook, Instagram, WhatsApp sau din formularul de pe site	Lista întrebărilor
Ora la care vine oferta	Da, spusă în primul mesaj	Ora pe care o promiți
Oferta cu variantele	Nu	Alegerea hotelurilor și prețul
O atenționare pentru tine, dacă oferta n-a plecat la ora promisă	Da	Trimiterea ofertei
Revenirea, dacă tace după ofertă	Da, o singură dată	Hotărârea dacă mai insiști
Cererea, cu răspunsurile lui	Intră în evidența clienților, cu canalul și data	Notele tale

Pe Facebook sau pe WhatsApp, primul răspuns îl poate da un asistent bazat pe inteligență artificială (AI), recepționistul AI. Spune de la început că nu e om, cum cere din 2 august 2026 legea europeană privind inteligența artificială, pune întrebările tale și îți predă cererea cu tot ce a aflat. Nu face rezervări și nu dă prețuri inventate. Prețul îl dai tu.

Cum sună mesajele, concret?

Trei modele, pe care le potrivești după felul în care vorbești cu clienții tăi. Numele sunt inventate.

Primul răspuns, duminică seara:

Bună seara, doamna Popescu. Mulțumim pentru mesaj, ne ocupăm cu drag. Ca să vă trimitem variante potrivite, ne mai spuneți patru lucruri: datele din iulie, vârsta copiilor, dacă plecați din Craiova sau din București și cam ce buget ați avea pentru toată familia? Oferta o primiți mâine până la ora 11.

Oferta, luni dimineață:

Bună dimineața, doamna Popescu. V-am pregătit trei variante pentru 12-19 iulie, cu prețul total pentru patru persoane. Noi v-am recomanda a doua, fiindcă are plajă cu nisip fin, bună pentru copii. Prețurile le ținem până miercuri seara. Dacă vreți să schimbăm ceva, ne scrieți aici.

Revenirea, la două zile după ofertă:

Bună ziua, doamna Popescu. Varianta a doua mai are camere de familie la prețul din ofertă până mâine seara. Dacă vă mai gândiți, vă putem ține locul o zi. Dacă ați ales deja, e în regulă, ne spuneți și nu vă mai deranjăm.

Revenirea are rost doar dacă aduce ceva: un termen, o cameră care se termină, o întrebare la care chiar aștepți răspuns. Despre clientul care spune „mă mai gândesc” am scris mai pe larg în articolul despre cum revii după o ofertă.

Când omul alege, înainte să semneze îi dai contractul și formularul cu informațiile pe care le cere legea pachetelor de călătorie (OG 2/2018). Niciun mesaj nu ține locul lor.

Cât te costă, la tine, oferta trimisă a doua zi?

Noi nu avem de unde ști. Tu poți afla într-o jumătate de oră. Deschide mesajele din ultimele două luni, de pe Facebook, Instagram, WhatsApp și email, și notează pentru fiecare cerere de ofertă:

• ziua și ora la care a venit
• cât a trecut până la primul tău răspuns
• dacă s-a făcut rezervarea

Apoi împarte cererile în două grupe: cele la care ai răspuns în aceeași oră și cele la care ai răspuns a doua zi sau mai târziu. Dacă în a doua grupă rezervările sunt mult mai rare, acolo pierzi vacanțe pe care le-ai fi vândut. Înmulțește câte rezervări lipsesc față de prima grupă cu cât îți rămâne în medie dintr-o rezervare, din comision sau din adaos, și ai o idee cam cât te costă.

Când nu ai nevoie de asta?

Dacă primești câteva cereri pe lună și răspunzi oricum la ele în aceeași oră, de pe telefon, nu-ți trebuie un sistem. Ar fi doar o cheltuială.

La fel dacă cei mai mulți clienți vin la birou, după recomandare, și pleacă de câțiva ani tot cu tine. Pe ei îi pierzi mai rar din cauza vitezei.

Și un răspuns rapid nu salvează o ofertă neclară sau prea scumpă pentru ce cere omul. Doar te ține printre variantele pe care le cântărește.

Pentru agențiile de turism nu avem un pachet fix. Ca reper, digitalizarea pornește orientativ de la 3.499 RON instalarea și de la 749 RON pe lună, iar oferta o facem pe ce găsim la tine. Programul tău de oferte și rezervări rămâne. Pe pagina pentru agenții de turism vezi ce se mai schimbă după digitalizare, iar despre forma unei oferte bune, în general, am scris în articolul despre cererea de ofertă. Dacă vrei să ne uităm împreună la cererile tale, programează discuția gratuită.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să conțină o ofertă de vacanță de la agenție?

Hotelul și zona, masa, transportul și transferul, prețul total pentru toată familia, ce nu intră în preț și până când e valabil prețul. Două sau trei variante ajung de cele mai multe ori.

Cât de repede trebuie să răspund la o cerere de ofertă pentru sejur?

Primul răspuns, în aceeași oră, cu întrebările de care ai nevoie. Oferta, la ora pe care ai spus-o în primul răspuns.

Ce întreb la primul mesaj?

Perioada, câte persoane și ce vârstă au copiii, de unde vor să plece și bugetul pentru toată familia. Restul îl afli după prima variantă.

Ce fac dacă nu răspunde după ofertă?

Revii o dată, la două zile, cu ceva util, de exemplu până când mai ții prețul. Dacă tace și după asta, te oprești.