Mesaj de reamintire pentru programare: modele gata de trimis

Un mesaj bun de reamintire a programării spune ziua, ora, locul și ce poate face omul dacă nu mai ajunge, în cel mult trei rânduri. Îl trimiți o dată cu o zi înainte și încă o dată cu două ore înainte. Mai jos ai modele gata de trimis pentru salon și frizerie, pentru cabinet medical și stomatologie și pentru contabil și avocat, plus ce nu scrii niciodată într-o reamintire.

Pe scurt

• Reamintirea are ziua, ora, adresa, numele tău și o cale de a muta programarea.
• Prima pleacă cu o zi înainte, a doua cu două ore înainte.
• La cabinetele medicale, mesajul nu spune pentru ce e programarea.
• La contabil și la avocat, mesajul spune ce documente să aducă.
• Dacă ai Mero, Booksy sau un program de cabinet, reamintirea o trimite deja el.

Luni, 8:40. Deschizi agenda și vezi cine vine mâine. Ai unsprezece programări și o cafea care se răcește. Scrii primul mesaj, apoi îl copiezi pe al doilea, schimbi numele, uiți să schimbi ora și afli abia când îți răspunde clienta, nedumerită.

Înainte de modele, un lucru spus cinstit. Dacă folosești deja Mero, Booksy sau un program de programări pentru cabinet, el trimite reamintirea în locul tău. Nu trebuie să o scrii de mână și nici să plătești pe altcineva pentru același mesaj. Modelele de mai jos te ajută să-i scrii textul, acolo unde programul te lasă să-l schimbi.

Ce conține un mesaj de reamintire?

Cinci lucruri, în ordinea în care le caută omul cu ochii:

1. Numele lui. Arată că mesajul e scris pentru el.
2. Ziua și ora. Ziua scrisă cu numele („mâine, joi”), ca să nu o calculeze.
3. Locul. Adresa, mai ales la prima vizită.
4. Ce poate face dacă nu ajunge. Un link pentru altă oră sau un număr la care să sune.
5. Cine trimite. Numele salonului, al cabinetului sau al biroului.

Restul e în plus. Cu cât mesajul e mai scurt, cu atât se citește mai des până la capăt.

Când trimiți reamintirea?

Momentul	Ce face	Pentru cine
Cu două sau trei zile înainte	Lasă timp pentru adunat documente	Contabil, avocat
Cu o zi înainte	Lasă timp pentru mutat ora, iar tu poți da locul altcuiva	Toată lumea
Cu două ore înainte	Previne uitarea propriu-zisă	Salon, frizerie, sală, cabinet

De ce tocmai așa, am explicat pe larg în articolul despre clienții fideli care uită de programare. Prima reamintire îți dă timp să umpli locul, iar a doua prinde uitarea.

Ce modele merg la salon și frizerie?

Salon, cu o zi înainte:

Bună, Irina! Îți amintim de programarea de mâine, vineri, la 11:00, pentru manichiură, la Salonul Exemplu, strada Unirii 12. Dacă nu mai poți ajunge, alege altă oră aici: [link].

Salon, cu două ore înainte:

Bună, Irina! Ne vedem azi la 11:00. Dacă întârzii câteva minute, scrie-ne aici și te așteptăm.

Frizerie, cu o zi înainte:

Salut, Mihai! Mâine, sâmbătă, la 10:30, te așteaptă Radu pentru tuns și barbă. Dacă nu ajungi, mută ora aici: [link].

Sală de sport, antrenament personal:

Bună, Alex! Antrenamentul cu Dana e mâine, marți, la 18:00. Dacă vrei altă oră, răspunde la mesajul ăsta până diseară.

La salon, numele serviciului ajută, fiindcă unele cliente au două programări în aceeași săptămână. Ce altceva se schimbă într-un salon găsești pe pagina despre digitalizarea saloanelor.

Ce modele merg la cabinet medical și stomatologie?

Aici regula e una singură: mesajul nu spune pentru ce e programarea. Nici consultația, nici procedura, nici medicul, dacă numele lui trădează specialitatea. Un mesaj apare pe ecranul blocat al telefonului și îl poate citi oricine e lângă pacient.

Cabinet medical, cu o zi înainte:

Bună ziua! Vă reamintim programarea de mâine, marți, la 09:30, la Clinica Exemplu, strada Lipscani 5. Vă rugăm să aveți la dumneavoastră actul de identitate. Pentru altă oră: [link] sau [telefon].

Stomatologie, cu o zi înainte:

Bună ziua! Vă așteptăm mâine, joi, la 16:00, la cabinetul de pe strada Exemplu 3. Dacă nu puteți ajunge, vă rugăm să ne anunțați cât mai repede la [telefon], ca să putem da ora altui pacient.

Cabinet, cu două ore înainte:

Bună ziua! Vă așteptăm azi la 16:00. Dacă întârziați, vă rugăm să ne sunați la [telefon].

Dacă numele cabinetului spune el însuși specialitatea, gândește-te dacă vrei să apară în mesaj. Programele de cabinet trimit de obicei confirmarea singure. Ce rămâne în afara lor la o clinică găsești pe pagina despre digitalizarea clinicilor.

Ce modele merg la contabil și avocat?

La un birou, reamintirea are o treabă în plus: îi spune omului ce să aducă. Altfel vine fără extrase, iar întâlnirea se reprogramează.

Contabil, cu trei zile înainte:

Bună ziua, doamna Popescu! Ne vedem vineri, 23 octombrie, la 14:00, la birou, pe strada Exemplu 7. Vă rugăm să aduceți extrasele de cont și facturile de achiziție pe septembrie. Dacă preferați să ne vedem online, răspundeți la acest mesaj.

Contabil, cu o zi înainte:

Bună ziua! Vă reamintim întâlnirea de mâine, vineri, la 14:00. Dacă vă lipsește vreun document, trimiteți-ni-l pe email până diseară și îl pregătim.

Avocat, cu o zi înainte:

Bună ziua! Vă reamintim întâlnirea de mâine, joi, la 10:00, la biroul din strada Exemplu 2. Vă rugăm să aveți la dumneavoastră documentele discutate la telefon și actul de identitate. Pentru altă oră: [telefon].

În mesajul avocatului nu apar numărul dosarului, numele celeilalte părți sau subiectul întâlnirii. Ce e confidențial se discută la birou.

Cum ceri confirmarea și oferi reprogramarea?

Mai important decât „confirmați?” e ce poate face omul care știe deja că nu ajunge. Dacă singura variantă e „DA”, el nu răspunde nimic, iar tu afli la ora programării.

Formularea	Ce se întâmplă
„Vă rugăm să confirmați.”	Cine vine confirmă. Cine nu vine tace.
„Răspundeți cu DA dacă veniți sau cu NU dacă vreți altă oră.”	Primești ambele răspunsuri, dar cineva trebuie să le citească.
„Dacă nu mai puteți ajunge, alegeți altă oră aici: [link].”	Omul își mută singur ora, iar locul se eliberează din timp.

Varianta cu linkul e cea mai ușoară pentru om. Dacă ceri un răspuns, asigură-te că mesajul ajunge la cineva care îl citește în aceeași zi. Un „NU” la care nu răspunde nimeni e mai rău decât niciun mesaj.

Ce nu scrii într-o reamintire?

• Date despre sănătate. Diagnosticul, procedura, tratamentul sau specialitatea medicului.
• Amenințări. „Neprezentarea se taxează” poate sta în regulament, la programare. Într-o reamintire trimisă unei cliente fidele sună a reproș.
• „Nu răspundeți la acest mesaj.” Dacă omul vrea să răspundă, lasă-l. E un client care îți scrie.
• Linkuri scurtate necunoscute. Un link ciudat într-un SMS seamănă cu o înșelătorie, iar oamenii au învățat să nu apese.
• Texte lungi. Prețul, oferta lunii și regulamentul nu încap într-o reamintire.
• Mai mult de două mesaje pentru aceeași programare. Al treilea deja deranjează.

Ce nu rezolvă un mesaj bine scris?

Reamintirea îi ajută pe cei care uită. Nu îl aduce pe cel care s-a răzgândit și nu umple singură locul eliberat. Pentru asta, cineva trebuie să vadă că s-a eliberat și să-l dea altcuiva.

Nici nu ajută dacă pleacă doar în zilele în care ai timp să o trimiți. Fă o probă cu agenda ta: numără neprezentările de luna trecută și, dintre ele, câte au primit reamintire. Dacă majoritatea n-au primit, problema e trimiterea. Dacă au primit-o toate, problema e în altă parte, iar un text mai bun nu o rezolvă.

Dacă n-ai încă un program care le trimite singur, la noi reamintirile pleacă la orele alese de tine, cu textul aprobat de tine și cu link de reprogramare. Detaliile sunt pe pagina despre programări online și reamintiri. Dacă vrei să vedem unde se pierd programările la tine, programează discuția gratuită.

Întrebări frecvente

Ce scriu într-un mesaj de reamintire a programării?

Numele clientului, ziua și ora, adresa, cine trimite și o cale de a muta programarea, cum ar fi un link sau un număr de telefon.

Cu cât timp înainte trimit reamintirea?

Cu o zi înainte, ca omul să aibă timp să mute ora, și cu două ore înainte, ca să nu uite. Pentru întâlnirile cu documente, încă una cu două sau trei zile înainte.

Pot scrie în SMS pentru ce e programarea la medic?

Mai bine nu. Mesajul apare pe ecranul blocat al telefonului, iar oricine e lângă pacient îl poate citi.

Mai am nevoie de modele dacă am Mero sau un program de cabinet?

Reamintirea o trimite deja programul. Modelele te ajută doar la text, dacă programul te lasă să-l schimbi.