Închiriere autocar cu șofer: oferta, lista pasagerilor și ziua dinainte

Pentru o ofertă de închiriere autocar sau microbuz cu șofer îți trebuie cinci date: câte persoane vin, traseul cu opririle, data și ora plecării, dacă întoarcerea e în aceeași zi și ce fel de grup e. Cu ele poți da prețul în aceeași zi. După ce clientul acceptă, contractul scrie ce s-a înțeles, lista pasagerilor are doar ce îți trebuie la îmbarcare, iar cu o zi înainte organizatorul află numele șoferului, numărul mașinii și ora exactă.

Pe scurt

• Primul răspuns cere datele lipsă și spune când vine prețul.
• Cotația scrie ce include: kilometrii, așteptarea, taxele de drum, cazarea șoferului.
• Contractul se semnează și pentru o excursie de o zi.
• Lista pasagerilor are numele, un telefon și locul de urcare. Atât.
• Cu o zi înainte, organizatorul primește șoferul, mașina și ora, și confirmă câți vin.

Luni, 9:10. O profesoară de la o școală din Craiova scrie pe pagina de Facebook a firmei: „Bună ziua, cât ar costa un autocar pentru 42 de copii la Sibiu, într-o sâmbătă din mai?”

Tu ești la volan, cu un grup spre aeroport. La prânz îi răspunzi cu trei întrebări: ce sâmbătă, dacă opriți undeva și dacă dormiți acolo. Ea răspunde seara, tu vezi a doua zi, iar joi trimiți prețul. Vineri afli că părinții au ales deja altă firmă, cea care a răspuns prima cu o cifră.

Ce date îți trebuie ca să dai prețul?

Organizatorul care face excursii des știe ce să scrie. Cel care organizează prima dată scrie „câți bani pentru Sibiu” și atât. Primul răspuns îi cere ce lipsește, pe scurt.

Ce întrebi	De ce contează
Câte persoane vin	Dacă intră într-un microbuz sau îți trebuie autocar
De unde pleacă și unde ajung, cu opririle	Kilometrii și cât stă mașina
Data și ora plecării	Dacă ai mașina și șoferul liberi în ziua aceea
Întoarcerea: în aceeași zi sau după câteva zile	Cazarea șoferului sau două drumuri goale
Ce fel de grup e: copii, angajați, turiști, nuntași	Cine răspunde de grup și ce trebuie în mașină
Bagaje mari, schiuri, echipament	Dacă îți trebuie portbagaj sau remorcă

La un drum lung, întreabă din prima și cât vor să stea la destinație. Regulile pentru timpul de condus și de odihnă al șoferului pot cere un al doilea șofer, iar asta schimbă prețul.

Primul mesaj poate pleca singur, imediat, pe Facebook, WhatsApp sau pe email, cu întrebările astea și cu ora la care vine prețul. Chiar și când ești la volan.

Ce scrie în cotație ca să nu discuți după?

O cotație pe care o scrii de la zero o tot amâni. Una cu aceeași formă o completezi în câteva minute, din răspunsurile primite.

1. Prețul total, spus clar, cu sau fără TVA.
2. Ce include: kilometrii, taxele de drum, parcările, cazarea și masa șoferului.
3. Cât așteaptă mașina la destinație și cât costă ora de așteptare în plus.
4. Mașina: câte locuri are și ce dotări, dacă grupul a întrebat de ele.
5. Avansul și termenul de plată.
6. Anularea: până când se poate anula fără cost și ce se întâmplă după.
7. Până când e valabilă oferta. Mașinile din sezon se ocupă repede.

De la punctul al treilea pornesc de obicei certurile la întoarcere: grupul vrea „încă o oră”, iar șoferul are drumul socotit.

De ce semnezi contract și pentru o excursie de o zi?

Pentru că „da, facem sâmbăta” spus la telefon e o înțelegere pe care fiecare o ține minte altfel. Contractul pornește din cotația acceptată și adaugă ce s-a stabilit între timp: ora și locul de îmbarcare, traseul, prețul, avansul primit și regula de anulare.

Documentele de la bord pentru transportul ocazional de persoane țin de licența ta și de regulile Autorității Rutiere Române (ARR). Aici e vorba doar de actele dintre tine și client.

Contractul, cotația și lista pasagerilor stau apoi pe fișa cursei, în evidența clienților. Când organizatorul revine la anul, vezi ce a cerut data trecută.

Ce date ceri în lista pasagerilor?

Cât îți trebuie ca să pleci la timp cu cine trebuie. Regulamentul european privind protecția datelor (GDPR) cere să strângi doar ce chiar folosești (textul pe EUR-Lex).

Ce ceri	Ce nu ceri în conversație	Cine ține lista
Numele fiecărui pasager	Codul numeric personal	Organizatorul o face
Un telefon de contact, la copii al părintelui	Poza buletinului sau a pașaportului	Tu o primești înainte de plecare
Locul de urcare, dacă sunt mai multe	Date despre sănătate, în afară de ce spune singur organizatorul	Șoferul o are în ziua cursei

La drumurile în afara țării, actele de călătorie le verifică organizatorul sau agenția, după regulile lor. Poza unui pașaport trimisă pe WhatsApp rămâne pe telefonul șoferului mult după excursie. După cursă, lista o păstrezi doar cât îți trebuie, de exemplu până se încheie plata.

Ce trimiți cu o zi înainte?

Vineri, 21:30, organizatorul te sună: „La ce oră vine mașina mâine? Cum îl găsim pe șofer?” Un mesaj trimis la 18:00 răspunde dinainte:

Bună seara, doamna Ionescu. Mâine, sâmbătă, autocarul vă așteaptă la 6:45 în parcarea de lângă școală, iar plecarea e la 7:00. Șoferul e domnul Marin, la numărul [telefon], mașina e albă, cu numărul [număr]. Vă rugăm să ne confirmați până la 20:00 câți copii vin.

Numele sunt inventate. Confirmarea numărului contează mai ales când vinzi locuri pe rând, la un transfer sau la o excursie cu locuri plătite separat. Cine nu confirmă până seara își lasă locul pentru cel de pe lista de așteptare. Altfel pleci cu locul gol și îl pierzi.

În dimineața cursei, organizatorul poate primi un mesaj scurt când șoferul a ajuns la locul de îmbarcare. Așa, telefonul de la 6:40 cu „unde sunteți?” de obicei nu mai vine.

Ce poate merge singur și ce rămâne la tine?

Ce	Merge singur?	Rămâne la tine
Primul răspuns, cu întrebările lipsă	Da, pe Facebook, WhatsApp sau email	Lista întrebărilor
Cotația	Forma se completează din răspunsuri	Prețul și mașina
Contractul și lista, pe fișa cursei	Se strâng într-un singur loc	Verificarea și semnătura
Ce se întâmplă pe drum	Nu	Șoferul și tu

Contractul completat din cotație, cererea listei de pasageri, mesajul din ajun și confirmarea locurilor nu sunt în ce facem de obicei pentru transport. Dacă la tine acolo se duc serile, le putem discuta. Pașii care se repetă din birou sunt descriși la pașii repetitivi din birou. Tu aprobi, sistemul execută. GPS-ul mașinilor rămâne la furnizorul tău.

Pe pagina despre firme de transport vezi ce se mai schimbă. Pentru transportul de persoane nu avem un pachet fix. Ca reper, digitalizarea pornește orientativ de la 3.499 RON instalarea și de la 749 RON pe lună, iar oferta o facem pe ce găsim la tine. Dacă vrei să ne uităm împreună la cererile tale, programează discuția gratuită.

Cum afli dacă te privește?

Ia cererile de ofertă din ultimele două luni, de pe toate canalele. Pentru fiecare, notează cât a trecut până ai trimis prețul și dacă ai luat cursa. Dacă la cele la care ai răspuns a doua zi ai luat mult mai puține curse, acolo pierzi bani. Înmulțește cursele care lipsesc cu cât îți rămâne în medie dintr-o cursă.

Când nu ai nevoie de asta?

Dacă lucrezi aproape numai pe contracte fixe, cu aceeași fabrică sau aceeași școală, pe același traseu, cererile noi sunt rare. Le poți rezolva de pe telefon.

La fel dacă ai un singur microbuz și conduci tu, cu două-trei curse pe săptămână. Un mesaj salvat pentru întrebările de început și unul pentru ajun îți ajung.

Iar o cotație rapidă nu-ți aduce o cursă la un preț pe care nu-l poți ține. Te pune doar pe lista din care alege clientul. Pentru marfă, unde datele cotației sunt altele, am scris despre oferta de transport marfă, iar despre grupurile care confirmă în ultima clipă, despre rezervările de grup.

Întrebări frecvente

Ce date trimit ca să primesc o ofertă pentru autocar cu șofer?

Câte persoane vin, de unde și până unde, cu opririle, data și ora plecării și dacă întoarcerea e în aceeași zi. Cu ele, transportatorul poate da prețul în aceeași zi.

Ce date ale pasagerilor îi dau transportatorului?

De obicei numele, un telefon de contact și locul de urcare. Codul numeric personal și poza actului nu se trimit în conversație.

Când aflu cine e șoferul?

Cu o zi înainte, odată cu ora și locul de îmbarcare și numărul mașinii.

Ce se întâmplă cu un loc rezervat de cineva care nu vine?

Depinde de ce scrie în contract. Dacă locurile se confirmă cu o zi înainte, cel care nu confirmă își lasă locul pentru lista de așteptare.