Ofertă transport marfă: cotația trimisă în aceeași oră

La o cerere de ofertă pentru transport de marfă poți trimite cotația în aceeași oră dacă ai cinci date: locul de încărcare, locul de descărcare, ce marfă e și cât cântărește, dimensiunile sau numărul de paleți și data. Fără ele, orice preț e ghicit. După ce clientul acceptă, comanda se confirmă în scris, cu prețul și termenele, iar pe drum clientul află unde e marfa fără să sune de trei ori.

Pe scurt

• Primul răspuns cere datele lipsă și spune când vine prețul.
• Cotația are prețul, ce include, tipul mașinii, data și termenul de plată.
• Comanda acceptată se confirmă în scris, înainte de încărcare.
• Clientul primește o veste la încărcare și una la descărcare, fără să întrebe.
• Cotația o faci tu. Restul drumului cererii poate merge singur.

Marți, 10:20. Dispecerul e la telefon cu un șofer care așteaptă de o oră la rampă, la descărcare. Pe email intră o cerere: „Bună ziua, avem nevoie de preț pentru opt paleți de la Craiova la Arad, joi dimineață.” Dispecerul o vede și își spune că se ocupă de ea după ce termină cu șoferul.

La 15:00 trimite prețul. Răspunsul vine în cinci minute: „Mulțumim, am dat-o deja.” Clientul trimisese aceeași cerere la încă trei firme, și prima care a răspuns cu un preț rezonabil a luat cursa.

Ce date îți trebuie ca să dai o cotație de transport?

Un client care cere des transport știe ce să scrie. Unul care cere prima dată scrie „opt paleți, joi” și atât. Primul răspuns îi cere ce lipsește, fără un chestionar lung.

Ce întrebi	De ce contează
Adresa de încărcare și intervalul orar	Dacă se poate lega de altă cursă și cât stă mașina
Adresa de descărcare și intervalul orar	La fel, plus dacă intră camionul pe strada aceea
Ce marfă e și cum e ambalată	Paleți, colete, vrac, marfă care se strică, marfă periculoasă
Greutatea totală	Ce mașină trimiți
Dimensiunile sau câți paleți și dacă se pot pune unul peste altul	Câți metri din remorcă ocupă
Data și cât de fixă e	O zi în plus de toleranță poate face cursa mai ieftină
Cine încarcă și cine descarcă, dacă e rampă sau stivuitor	Dacă șoferul trebuie să ajute sau să aștepte

Dacă marfa e periculoasă sau trebuie ținută la o anumită temperatură, întrebi din prima. Acolo nu orice mașină poate pleca.

Cum arată o cotație pe care o trimiți repede?

O cotație scrisă de la zero de fiecare dată tot o amâni. Una cu aceeași formă o completezi în câteva minute, din datele strânse la primul răspuns.

1. Prețul, cu sau fără TVA, spus clar.
2. Ce include: taxele de drum, o perioadă de așteptare la încărcare și la descărcare, apoi cât costă ora de așteptare în plus.
3. Mașina: tipul și câte locuri de palet are.
4. Data și intervalul de încărcare pe care le poți ține.
5. Termenul de plată și ce documente îți trebuie ca să facturezi, de obicei CMR-ul semnat la descărcare.
6. Până când e valabilă cotația. Prețul la motorină și locurile libere se schimbă.

Punctul al cincilea contează mai mult decât pare. Dacă termenul de plată e scris de la început, nu-l mai negociezi după ce ai descărcat. Despre ce faci când plata întârzie am scris în articolul despre facturile restante.

De ce confirmi comanda în scris?

„Da, facem joi” spus la telefon e o înțelegere pe care fiecare și-o amintește altfel. O comandă de transport confirmată pe email sau pe WhatsApp, cu toate datele, e o înțelegere pe care o poți arăta.

Ce intră în confirmare:

• adresele și intervalele orare de încărcare și descărcare
• marfa, greutatea și numărul de paleți
• prețul, ce include și termenul de plată
• numărul mașinii și numele șoferului, când le știi
• ce se întâmplă dacă încărcarea se amână sau se anulează în ultima zi

Confirmarea se trimite înainte de încărcare, nu după. Dacă marfa intră în RO e-Transport, tot acum ceri codul UIT de la cel care declară transportul. Cum se face asta am explicat în articolul despre e-Transport.

Cum îi răspunzi clientului la „unde e marfa?”

Clientul sună dispecerul, dispecerul sună șoferul, apoi sună înapoi clientul. Același drum, de mai multe ori pe zi, pentru o informație pe care o știa deja cineva.

Două mesaje trimise la timp te scapă de cele mai multe dintre telefoanele astea:

Bună ziua, doamna Marin. Marfa dumneavoastră s-a încărcat azi la 9:40, la Craiova, pe mașina XX 00 AAA. Descărcarea la Arad e estimată mâine între 8 și 10.

Bună ziua, doamna Marin. Marfa s-a descărcat la Arad la 8:35. Vă trimitem atașat CMR-ul semnat de destinatar.

Numele și numărul mașinii sunt inventate. Între cele două mesaje, cine întreabă primește ultima stare cunoscută: încărcat, pe drum, întârziere anunțată de șofer. Ce nu se știe sigur trece la dispecer, cu toată conversația. GPS-ul flotei rămâne la furnizorul tău. Un sistem peste el doar spune clientului ce știi deja. Despre întrebarea asta, văzută din partea unui magazin online, am scris în articolul despre „unde e comanda mea?”.

Ce poate merge singur și ce rămâne la tine?

Ce	Merge singur?	Rămâne la tine
Confirmarea că ai primit cererea și întrebările lipsă	Da, pe email, WhatsApp sau din formularul de pe site	Lista întrebărilor
Ora la care vine cotația	Da, spusă în primul mesaj	Ora pe care o promiți
Cotația	Nu	Prețul
Confirmarea comenzii, din cotația acceptată	Da, cu datele completate	Verificarea înainte să plece
Vestea la încărcare și la descărcare	Da, după ce șoferul trimite poza sau mesajul	Ce face șoferul pe drum
CMR-ul, avizul și codul UIT, pe fișa transportului	Da, în evidența clienților	Documentele lipsă
Răspunsul la „unde e marfa?”	Da, ultima stare cunoscută	Ce nu se știe sigur

Pașii care se repetă din birou, adică confirmarea, mesajele către client și strângerea documentelor, pot merge singuri. Îi găsești pe pagina despre pașii repetitivi din birou. Prețul, alegerea mașinii și discuția cu șoferul rămân la oameni.

Când nu ai nevoie de asta?

Dacă lucrezi aproape numai pe contracte fixe, cu aceiași câțiva clienți și aceleași rute, cererile noi sunt rare și poți răspunde la ele de pe telefon. La fel dacă îți iei cursele mai ales de pe bursa de transport, unde regulile le face bursa.

Și o cotație rapidă nu câștigă o cursă la un preț pe care nu-l poți ține. Doar te pune pe lista din care alege clientul.

Ca să vezi dacă te privește, ia cererile de ofertă din ultimele două luni și notează pentru fiecare cât a trecut până la prețul tău și dacă ai primit cursa. Dacă la cele la care ai răspuns după câteva ore cursele câștigate sunt mult mai rare, acolo pierzi bani. Înmulțește cursele care lipsesc cu cât îți rămâne în medie dintr-o cursă.

Pentru firmele de transport nu avem un pachet fix. Ca reper, digitalizarea pornește orientativ de la 3.499 RON instalarea și de la 749 RON pe lună, iar oferta o facem pe ce găsim la tine. Pe pagina pentru firme de transport vezi ce se mai schimbă. Dacă vrei să ne uităm împreună la cererile tale, programează discuția gratuită.

Întrebări frecvente

Ce date trebuie să trimit ca să primesc o ofertă de transport marfă?

Locul de încărcare și de descărcare, ce marfă e, greutatea, dimensiunile sau numărul de paleți și data. Cu ele, transportatorul poate da un preț pe loc.

Cât de repede se dă o cotație de transport?

Pentru o cursă obișnuită, cu toate datele, în aceeași oră. Dacă lipsește ceva, primul răspuns cere ce lipsește și spune când vine prețul.

De ce trebuie confirmată comanda de transport în scris?

Ca prețul, datele și termenul de plată să fie aceleași pentru amândoi. La o neînțelegere, confirmarea scrisă e ce poți arăta.

Cum află clientul unde e marfa?

Primește un mesaj la încărcare și unul la descărcare, iar între ele, la întrebare, ultima stare cunoscută.