Aprobarea clientului la agenție și câte revizii include oferta

La o agenție, aprobarea clientului se cere într-un singur mesaj scris, care spune ce versiune aprobă, până când și ce se întâmplă dacă nu răspunde până atunci. Câte revizii include oferta se scrie în ofertă, ca număr, împreună cu ce înseamnă o rundă și cât costă una în plus. Apoi fiecare rundă se numără la vedere, în mesaj, ca despre a cincea să vorbiți înainte s-o faceți.

Pe scurt

• Aprobarea se cere o dată, într-un singur loc, cu versiunea atașată și cu un termen.
• În cerere scrie și ce se întâmplă dacă clientul tace, după o regulă pe care a acceptat-o deja în ofertă.
• O rundă de revizie înseamnă o listă de observații pe aceeași versiune, trimisă o dată, de omul care aprobă.
• Câte runde intră în preț scrie în ofertă, iar numărul rundei apare în fiecare mesaj.
• La tine rămân versiunea pe care o trimiți, discuția despre o rundă în plus și orice schimbare de brief.

Joi, 17:40. Machetele pentru panoul de la deschiderea unui magazin trebuie să plece mâine dimineață la tipar. Pe WhatsApp, clientul i-a scris colegei tale „arată bine”, marți. Pe email, directoarea lui de marketing a trimis miercuri trei observații, pe versiunea veche. Azi la prânz a sunat patronul și a cerut alt verde. Iar în fișierul partajat mai e un comentariu, nesemnat, care întreabă dacă logo-ul nu poate fi mai mare.

Patru conversații, trei oameni, două versiuni. Nimeni nu mai știe exact ce s-a aprobat. Faci a cincea rundă în seara asta, gratis, fiindcă tiparul nu așteaptă și nu vrei să strici relația.

De ce se pierde aprobarea clientului?

Fiecare om de la client scrie pe unde îi e la îndemână, iar fiecare om din agenție răspunde pe unde a fost întrebat. Așa se împarte o aprobare între trei aplicații și un apel pe care nu l-a notat nimeni.

Un „arată bine” pe WhatsApp e de multe ori o părere, a celui care a văzut primul. Aprobarea care contează vine de la cine plătește sau de la cine are dreptul să decidă, iar omul ăla s-ar putea să nu fi văzut deloc versiunea pe care o crezi aprobată.

Apoi mai e versiunea. Când în dosar stau „final”, „final2” și „final-bun”, un „da” fără fișier lângă el nu spune la ce s-a referit. Afli abia la tipar, sau după.

Ce trebuie să scrie cererea de aprobare?

Puțin, dar tot într-un singur mesaj, ca să nu poată fi citită pe bucăți.

Ce scrie	Exemplu	De ce
Ce se aprobă	Panoul de deschidere, versiunea 3	Ca „da” să aibă un obiect
Fișierul	Atașat, cu numărul versiunii în nume	Ca să nu se aprobe una veche
Cine aprobă	Domnul Popescu, cum am stabilit la început	Ca părerile celorlalți să treacă prin el
Până când	Vineri, ora 10	Tiparul sau publicarea au o dată
Ce urmează după „da”	Trimitem la tipar în aceeași zi	Ca omul să știe ce pornește
Dacă nu răspunde	Tiparul se mută cu două zile lucrătoare	Ca tăcerea să aibă o urmare știută
A câta rundă e	A doua din cele două incluse	Ca numărătoarea să nu fie o surpriză

Cine aprobă se stabilește la începutul proiectului, odată cu brieful. Dacă la client sunt mai mulți oameni cu păreri, le ceri să-ți trimită observațiile adunate, de la unul singur.

Un model, pe care îl potrivești după tonul vostru:

Bună ziua, domnule Popescu. Vă trimit atașată versiunea 3 a panoului pentru deschidere. Dacă e în regulă, un „aprobat” aici ajunge și o trimitem la tipar vineri. Dacă aveți observații, vă rog să ni le trimiteți adunate până vineri la 10. Fără un răspuns până atunci, tiparul se mută pe marți. E a doua rundă din cele două incluse în ofertă.

Ce faci când clientul nu răspunde?

Aici fiecare agenție face altfel. Unele socotesc tăcerea drept aprobare, altele mută termenul. Merg amândouă, cu o condiție: regula să fie scrisă în ofertă sau în contract și acceptată înainte de primul fișier. Scrisă abia în cererea de aprobare, rămâne o rugăminte.

Aprobarea prin tăcere se potrivește la lucruri care se pot corecta după, cum ar fi o postare programată. La un tipar sau la o filmare, unde o greșeală costă bani, e mai sigur ca tăcerea să mute data și să oprească lucrul.

Reamintirea poate pleca singură. Dacă la jumătatea termenului n-a venit nimic, clientul primește un mesaj scurt, cu același fișier. Dacă nici atunci nu răspunde, află ziua nouă, în scris.

Câte revizii include oferta?

Numărul îl alegi tu, după cum lucrezi. Mai mult contează să scrie în ofertă ce înseamnă o revizie, fiindcă acolo pornesc discuțiile. O definiție care ține: o rundă e o listă de observații pe aceeași versiune, trimisă o dată, de omul care aprobă. Trei mesaje de la trei oameni, în aceeași zi, sunt trei runde, dacă nu le-a adunat nimeni.

Lângă număr mai scrii două lucruri:

• ce nu intră la revizii: o schimbare de brief (alt public, alt mesaj, alt format) e lucrare nouă, cu preț nou
• cât costă o rundă în plus, ca sumă fixă sau la ora de lucru

Ca să afli numărul potrivit, ia ultimele cinci proiecte terminate și numără, la fiecare, câte runde de observații au fost, cu tot cu cele „mărunte” de pe WhatsApp. Lângă fiecare notează cam câte ore a luat o rundă. Rundele făcute peste cele din ofertă, înmulțite cu orele pe rundă și cu tariful tău pe oră, îți arată cât ai lucrat gratis în cele cinci proiecte.

Cum numeri rundele fără să pari meschin?

Spui numărul de la prima rundă, de fiecare dată, pe același ton. Când clientul a citit „prima din cele două incluse” la început, „a doua din două” nu mai sună a reproș.

La a treia rundă, mesajul spune ce urmează, fără scuze și fără ocolișuri:

Am primit observațiile, mulțumim. Ele intră într-o rundă în plus față de cele două din ofertă, care costă [suma]. Dacă sunteți de acord, ne apucăm azi și vă trimitem versiunea 4 mâine. Le putem lua și la telefon întâi, să vedem dacă unele pot aștepta.

Ce faci cu runda în plus hotărăști tu. Uneori o ierți, pentru un client bun. Atunci măcar o ierți știind, iar clientul află că a primit ceva peste ofertă.

Ce merge singur și ce rămâne la tine?

Ce	Merge singur?	Rămâne la om
Cererea de aprobare, cu fișier, termen și numărul rundei	Pleacă după ce alegi versiunea	Ce versiune trimiți
Reamintirea, dacă nu răspunde	Da, la jumătatea termenului	Termenul
Observațiile venite pe WhatsApp, pe email sau în comentarii	Se adună la proiect, într-un loc	Să le citești și să le înțelegi
Aprobarea, cu data, ora și cine a dat-o	Rămâne scrisă la proiect	Nimic
Runda în plus	Mesajul cu prețul pleacă după ce îl vezi tu	Dacă o facturezi sau o ierți

Proiectul, cu brieful, versiunile, aprobările și rundele, stă la un loc în evidența clienților. Cererea de aprobare și reamintirea sunt genul de pași repetitivi din birou pe care îi descriem la digitalizarea proceselor. Tu aprobi, sistemul execută.

Nu înlocuim ce folosiți deja. Dacă lucrați într-un program de proiecte, munca rămâne acolo. Ce lipsește de obicei e legătura cu ce scrie clientul pe WhatsApp, seara, unui coleg.

Ce nu rezolvă?

Un mesaj bine scris nu-l face pe client să știe ce vrea. Dacă brieful a fost vag, rundele vin din brief, iar numărătoarea doar le face vizibile. Acolo ajută un brief scris și confirmat de client înainte de prima schiță.

Iar dacă lucrezi cu câțiva clienți vechi, care aprobă din prima, nu ai nevoie de nimic din toate astea. Un email cu fișierul atașat și cu termenul scris ajunge.

Pentru agenții nu avem un pachet fix. Ca reper, digitalizarea pornește orientativ de la 3.499 RON instalarea și de la 749 RON pe lună, iar oferta o facem pe ce găsim la voi. Pe pagina despre digitalizarea agențiilor de marketing vezi restul, iar despre ce urmează la sfârșitul lunii am scris în articolul despre raportul lunar către client. Dacă vrei să ne uităm împreună la ultimele proiecte, programează discuția gratuită.

Întrebări frecvente

Câte revizii include de obicei o ofertă?

Nu există un număr standard. Important e să scrie în ofertă, împreună cu ce înseamnă o rundă și cât costă una în plus.

Tăcerea clientului înseamnă aprobare?

Doar dacă ați stabilit asta în scris, în ofertă sau în contract, înainte de lucru. Altfel e mai sigur ca tăcerea să mute termenul.

Un „arată bine” pe WhatsApp e aprobare?

Este, dacă vine de la omul stabilit să aprobe și se referă la o versiune anume. Cel mai sigur îi răspunzi cu fișierul și cu întrebarea „confirmați versiunea 3?”.

O schimbare de brief se socotește revizie?

De obicei nu. Alt public, alt mesaj sau alt format înseamnă lucrare nouă, cu preț nou, iar asta merită scris în ofertă.